منسق الرعايات

Emirates

في هذا الدور، ستقوم

• بدعم مدير الرعايات في المهام الإدارية مثل تسجيل حضور الفريق، وإكمال استمارات طلبات خدمة تكنولوجيا المعلومات، واستلام الفواتير، وتتبعها، وصيانة وتحديث قائمة الأحداث والرعايات والتقويم الخاص بالأحداث بشكل منتظم.
• إدارة طلبات طاقم الطيران من قسم الترويج التجاري من خلال ضمان إكمالها، وتقديمها، وضمان التواصل السلس بين مقدم الطلب وفريق جدولة ترويج الأعمال. تأكد من حجز جميع تذاكر الطيران وبدلات السفر للطاقم التي تم اختيارها والموافقة عليها في نظام TRIPs.
• دعم فريق الرعايات في مختلف المهام الإدارية المتعلقة بمشاريعهم مثل معالجة وتتبع الفواتير، مطالب طاقم الطيران أو السفر، حجز تذاكر الطيران، إدارة الدعوات، وتوفير بطاقات الدخول للفعاليات المدعومة، والدعم في الموقع عند الحاجة.
• مراقبة الجدول اليومي لرئيس القسم وتوفير المعلومات والوثائق المطلوبة للاجتماعات والمواعيد من خلال التنسيق مع الموارد داخل وخارج القسم.
• فرز الرسائل الواردة والمكالمات الهاتفية، اتخاذ الإجراءات اللازمة، إعادة توجيه المراسلات وتجميعها للشخص المناسب، والحصول على معلومات إضافية عند الضرورة.
• كن على دراية كاملة بأنشطة المنظمة للتواصل بفعالية مع التنفيذيين الكبار والجهات الخارجية نيابة عن رئيس القسم، وتجميع المراسلات للشخص المناسب والحصول على معلومات إضافية عند الضرورة.
• حسب الحاجة، إرشاد وتوجيه ودعم المحطات أو وحدات الأعمال بإرشادات الرعايات والتنفيذ البسيط لعلامات الضيافة أو العشاءات المؤسسية.
• الحفاظ على قائمة اتصال محدثة من أصحاب المصلحة الخارجيين وتحديث جميع الوثائق والقوالب وصور المشاريع في OneDrive للوصول السهل والاسترجاع.
• التأكد من أن قائمة التخزين والمخزون لفريق الرعايات من عناصر الحدث ومواد العلامة التجارية يتم الحفاظ عليها وتحديثها بانتظام.