مساعد شخصي أول / سكرتير تنفيذي Plus Palace General Contracting LLC

وصف الوظيفة:

يوفر المساعد الشخصي الأول / السكرتير التنفيذي دعم إداري وتنظيمي سري وعالي المستوى للمدير العام، مما يضمن سير العمل بسلاسة وكفاءة في المكتب التنفيذي. يدير الدور جداول زمنية معقدة، والاتصالات، والسفر، وتنسيق الاجتماعات بينما يعمل كواجهة رئيسية بين التنفيذيين والمساهمين الداخليين/الخارجيين. تتطلب هذه الوظيفة احترافية استثنائية، وحسن تصرف، وحكمة، تعكس صورة علامة قصر المجموعة الفاخرة في جميع التفاعلات.

المسؤوليات الرئيسية:

أ. الدعم التنفيذي وإدارة اليوميات

يجب على المساعد الشخصي الأول / السكرتير التنفيذي الإشراف على جدولة الأنشطة الإدارية والتنسيق التنفيذي.

• إدارة وتحسين تقويم التنفيذي، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، والمواعيد، والسفر، والالتزامات الشخصية حيثما كان ذلك مطلوبًا.

• توقع تعارضات الجدولة واقتراح حلول بشكل استباقي، مما يضمن إدارة فعالة للوقت وتحديد الأولويات.

• إعداد، وتحرير، وتصحيح المراسلات، والعروض التقديمية، والتقارير، ومواد الإحاطة إلى مستوى عالٍ.

ب. الاتصالات وإدارة المساهمين

يجب على المساعد الشخصي الأول / السكرتير التنفيذي تنسيق الأنشطة الاتصالية الداخلية والخارجية نيابة عن المكتب التنفيذي.

تشمل المسؤوليات:

• أن يكون نقطة الاتصال الرئيسية للاتصالات الداخلية والخارجية نيابة عن التنفيذي، مما يضمن الردود في الوقت المناسب وبشكل احترافي.

• التواصل مع العملاء، والشركاء، والمستشارين، والمساهمين الكبار، والحفاظ على علاقات قوية وضمان الاتصالات الواضحة والموجزة.

• صياغة رسائل البريد الإلكتروني، والرسائل، ومحاضر الاجتماعات، والمذكرات الداخلية، مع الحفاظ على السرية وحسن التصرف في جميع الأوقات.

ج. تنسيق الاجتماعات، والفعاليات، والسفر

يجب على المساعد الشخصي الأول / السكرتير التنفيذي تنسيق الاجتماعات التنفيذية، وترتيبات السفر، والمشاركة في الأحداث المؤسسية.

تشمل المسؤوليات:

• تخطيط وتنسيق الاجتماعات التنفيذية، وجلسات الإدارة العليا، والمراجعات، وورش العمل، بما في ذلك إعداد الأجندة، وتجميع الوثائق، وتدوين المحاضر.

• متابعة العناصر المطلوب تنفيذها، وضمان مراقبة وتنفيذ الالتزامات التي تم اتخاذها في الاجتماعات.

• ترتيب مسارات سفر محلية ودولية معقدة، وتأشيرات، وإقامة، ولوجستيات، وضمان الترتيبات الفعالة من حيث التكلفة والسلسة.

• دعم تخطيط وتنفيذ الفعاليات المؤسسية، واجتماعات العملاء، والمشاركات البارزة بما يتماشى مع صورة الشركة الفاخرة.

د. إدارة المكتب والمعلومات

يجب على المساعد الشخصي الأول / السكرتير التنفيذي الإشراف على إدارة المكتب التنفيذي وأنشطة إدارة المعلومات.

تشمل المسؤوليات:

• الإشراف على سير العمل بسلاسة في المكتب التنفيذي، والتأكد من أنه منظم جيدًا، ومناسب، ومجهز بالموارد المطلوبة.

• الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات فعالة (رقمية وبدنية)، والسجلات، وقواعد البيانات، وقوائم الاتصال، مما يضمن سهولة الوصول وسرية البيانات.

• إعداد ومعالجة تقارير النفقات، والفواتير، وطلبات الشراء المتعلقة بالمكتب التنفيذي.

هـ. دعم المشاريع والأعمال

يجب على المساعد الشخصي الأول / السكرتير التنفيذي دعم التنسيق التنفيذي المتعلق بالمشاريع والأنشطة التجارية.

تشمل المسؤوليات:

• مساعدة التنفيذي في تتبع المشاريع الرئيسية، والجداول الزمنية، والنتائج، ومتابعة الأقسام المعنية حسب الحاجة.

• إجراء أبحاث أساسية، وتجميع المعلومات، وإعداد تقارير ملخصة أو عروض تقديمية لدعم اتخاذ القرار.

• المساعدة في تنسيق الاتصالات عبر الأقسام بشأن المبادرات الاستراتيجية، مما يضمن التوافق والتحديثات في الوقت المناسب للتنفيذي.

و. تمثيل العلامة التجارية والمهنية

يجب على المساعد الشخصي الأول / السكرتير التنفيذي الحفاظ على معايير تمثيل التنفيذيين المحترفة المتوافقة مع صورة مجموعة قصر.

تشمل المسؤوليات:

• تمثيل التنفيذي ومجموعة قصر بوجود مهني مصقول في جميع التفاعلات، سواء شخصيًا أو كتابيًا.

• الحفاظ على معايير العلامة التجارية الفاخرة للشركة من خلال أدب لا تشوبه شائبة، وتصفيف، وأسلوب تواصل.

4.  سلطة الوظيفة\

يجب على المساعد الشخصي الأول / السكرتير التنفيذي أن يكون لديه السلطة:

• تنسيق الاجتماعات، والجداول الزمنية، وترتيبات السفر نيابة عن المكتب التنفيذي.

• التواصل والمتابعة مع الأقسام الداخلية والمساهمين الخارجيين بشأن الأمور التنفيذية.

• طلب المعلومات والتحديثات المطلوبة لأغراض التقارير والتنسيق التنفيذي.

• تنسيق أنشطة الدعم الإداري المتعلقة بالمكتب التنفيذي.

ملاحظة: تظل الموافقة النهائية على القرارات التجارية، والالتزامات المالية، والاتصالات المؤسسية الخارجية خاضعة لموافقة الإدارة.