مشرف، أرشيف (مواطن إماراتي) Dubai Islamic Bank

تأكد من استلام الوثائق وعدها والتحقق منها من وحدة التوثيق وفقًا لقائمة التحقق.

إنشاء حساب / وثيقة في TIMS والتأكد من إدخال تفاصيل الوثيقة بدقة في نظام TIMS للسجلات المستقبلية.

فرز ومسح الوثائق إلى المجلدات المناسبة في النظام لضمان ترتيب جميع الوثائق المتعلقة بالمرافق / الأمن / المصدر في الأماكن المخصصة في مجلدات العملاء.

احتفظ بملاحظة عن تفاصيل الوثائق المفقودة، المعلقة، المؤجلة إلخ. في قاعدة البيانات / النظام لاتخاذ مزيد من الإجراءات.

تحديث / تعديل بيانات الوثائق مع التجديد / الاستبدال إلخ.

إنشاء تقارير النظام يوميًا لتتبع التدقيق وتوزيعها على موظفي التوثيق للمراجعة والتوقيع.

تأكد من الاحتفاظ الجيد بمجلدات العملاء في الخزانة المقاومة للحريق التي تحت الحراسة المزدوجة لموظفي التوثيق / المديرين.

أرشفة / حذف الوثائق القديمة / غير الصالحة من النظام للحفاظ على معلومات محدثة وللحفاظ على سجلات مناسبة، تفاصيل الملفات إلخ مما يسهل استرجاع الملفات.

التنسيق مع موظفي التوثيق لتعداد وإرسال الوثائق / المجلدات القديمة وغير الصالحة إلى المخزن.

مراقبة سجلات حركة الملفات من خلال التأكد من الحصول على توقيع المستلم على البطاقة، تتبع عودتها، والتأكد من استلام الملفات مرة أخرى والاحتفاظ بها في الخزانة المقاومة للحريق المخصصة.

إدارة اللوازم المكتبية ومتطلبات اللوجستيات الأخرى للقسم من خلال بدء الطلب في AMS للوازم المكتبية، الأثاث، المعدات إلخ. ومتابعتها وتوزيعها بشكل مناسب.