مخطط حفلات الزفاف

Confidential Company

1. استشارة العميل والتخطيط

• الاجتماع مع الأزواج لفهم احتياجاتهم، وتفضيلاتهم، وأسلوبهم، وثقافتهم، وميزانيتهم.
• اقتراح مفاهيم الزفاف، والمواضيع، والأفكار (الديكور، الألوان، أسلوب المكان، الجدول الزمني، إلخ).
• إعداد وتقديم حزم الزفاف المخصصة والعروض السعرية.
• إنشاء خطة زفاف تفصيلية وجدول زمني (من الحجز حتى يوم الزفاف).

2. إدارة الميزانية والبائعين

• إعداد، وإدارة، ومراقبة ميزانيات الزفاف بالتنسيق مع العميل.
• التوصية والتنسيق مع البائعين:
  الأماكن
  التموين
  التصوير والفيديو
  الديكور والزهور
  الترفيه (دي جي، فرقة، زفة، إلخ.)
  المكياج والشعر، الفساتين، النقل، الهدايا، إلخ.
• التفاوض مع الموردين للحصول على أفضل قيمة مع الحفاظ على الجودة.
• مراجعة ومتابعة عقود البائعين، والحجوزات، والمدفوعات.

3. التنسيق والتواصل

• أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية بين العميل وجميع الموردين.
• ترتيب وحضور زيارات الموقع، وتذوق القوائم، وعرض الديكور، والبروفات عند الحاجة.
• مشاركة الجداول الزمنية والقوائم الواضحة مع البائعين والفريق الداخلي.
• تقديم تحديثات منتظمة للعملاء والرد على أسئلتهم واهتماماتهم.

4. تصميم الحدث وتجربة الضيوف

• مساعدة العملاء في اختيار مواضيع الزفاف، ولوحات الألوان، ومفاهيم الديكور.
• تنسيق خطط الجلوس، وقوائم الضيوف، والدعوات، وتتبع الردود (إذا كانت مشمولة في الخدمة).
• التأكد من أن جميع التفاصيل البصرية (المسرح، الطاولات، الزهور، الإضاءة، المدخل، الكعكة، إلخ) تتماشى مع التصميم المتفق عليه.
• اقتراح أفكار لتعزيز تجربة الضيوف (منطقة الترحيب، ركن الصور، إطار السيلفي، الهدايا، المدخلات الخاصة، إلخ).

5. التنسيق في يوم الزفاف (إدارة يوم الزفاف)

• التواجد في الموقع قبل وأثناء، وأحيانًا بعد الحدث.
• الإشراف على الإعداد والتأكد من وصول جميع الموردين في الوقت المحدد واتباع الخطة.
• تنسيق وصول العروس والعريس، وتدفق المراسم، والمدخلات، والرقصات، واللحظات الرئيسية.
• التعامل مع التغييرات في اللحظة الأخيرة وحل المشكلات بسرعة وهدوء.
• التأكد من أن توقيت الأنشطة يتبع الجدول الزمني المتفق عليه (قطع الكعكة، الرقصات، الخطابات، إلخ).
• مراقبة جودة الخدمة المقدمة من قبل جميع الموردين خلال الحدث.

6. الإدارة والتقارير

• الحفاظ على سجلات منظمة لكل زفاف (العقود، المدفوعات، التواصل، القوائم).
• إعداد تقارير ما بعد الحدث وجمع الملاحظات من العملاء.
• اقتراح تحسينات على الحزم، والعمليات، وقائمة الموردين.
• تحديث القوالب الداخلية، والقوائم، والنماذج.