منسق أماكن العمل Jones Lang LaSalle

المسؤوليات الرئيسية

عمليات مكان العمل وخدمات التسليم

• دعم عمليات مكان العمل اليومية عبر الخدمات الناعمة والصلبة ضمن بيئة إدارة المرافق المتكاملة.
• تنسيق خدمات مكان العمل بما في ذلك التنظيف، والمطبخ، والقرطاسية، ودعم الهندسة الميكانيكية والكهربائية، وإدارة النفايات، وخدمات التوصيل، والتقطيع، والطابعات، واللوازم المكتبية.
• إدارة تنسيق الوصول إلى المباني، بما في ذلك بطاقات الوصول، وتصاريح المقاولين، والتواصل مع المالك/إدارة المباني بشأن الأمور المتعلقة بالوصول.
• دعم تنسيق الصيانة المخطط لها الوقائية (PPM) والتأكد من تتبع الجداول الزمنية والالتزام بها.
• إجراء وتتبع الفحوصات الأسبوعية والشهرية للموقع، وتصعيد القضايا ومراقبة الإجراءات التصحيحية.
• دعم مشاريع مكان العمل، وتغييرات تخطيط المكتب، والأعمال الصغيرة كما هو موجه من قبل مدير المرافق الإقليمي.
• الحفاظ على سجلات دقيقة لمكان العمل، والمتعقبين، والوثائق المتعلقة بالموقع.

أمر العمل ودعم نظام إدارة المرافق المتكاملة

• دعم تسجيل أوامر العمل، والتنسيق، والتتبع، والإغلاق عبر نظام إدارة المرافق المتكاملة المعين (مثل: Corrigo / CMO).
• التنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات لضمان حل الطلبات التفاعلية والمخططة في الوقت المناسب.
• مراقبة حالة تقديم الخدمة وتصعيد التأخيرات أو مخاطر الخدمة إلى مدير المرافق الإقليمي.
• دعم إعداد التقارير ودقة البيانات المتعلقة بطلبات خدمات مكان العمل.

تنسيق الموردين والمقاولين

• تنسيق الموردين، والمزودين، والمقاولين لضمان تقديم الخدمات وفقًا لاتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs).
• جدولة أنشطة الموردين ومراقبة الامتثال للموقع لقواعد الوصول وساعات العمل.
• جمع وتحميل ساعات عمل المقاولين والوثائق ذات الصلة حسب الحاجة.
• دعم طلبات الاقتباس، ومراجعات الخدمة، وأنشطة الشراء الصغيرة تحت الإشراف.

الدعم المالي والإداري

• دعم أنشطة الشراء، بما في ذلك رفع وتتبع أوامر الشراء للخدمات الثابتة والمتغيرة.
• المساعدة في التحقق من الفواتير، والتقديم، والمتابعة من خلال أنظمة المالية المعتمدة (مثل: Coupa، JDE).
• الحفاظ على المتعقبين الماليين ودعم رؤية التكاليف الشهرية.
• دعم تتبع الميزانية والتقارير المالية تحت إشراف مدير المرافق الإقليمي.
• الحفاظ على سجلات دقيقة للعقود، والموردين، والخدمات المتكررة.

الصحة والسلامة والامتثال

• دعم متطلبات الصحة والسلامة، بما في ذلك تسجيل الحوادث والقضايا القريبة في الأنظمة المطلوبة.
• تنسيق الأنشطة المتعلقة بالامتثال مثل فحوصات AED/مزيل الرجفان والفحوصات القانونية.
• دعم التدقيقات الداخلية والخارجية من خلال الحفاظ على الوثائق الدقيقة.
• تصعيد المخاوف أو الحوادث المتعلقة بالسلامة بسرعة إلى مدير المرافق الإقليمي.

تجربة مكان العمل ودعم أصحاب المصلحة

• العمل كنقطة اتصال رئيسية للموظفين، والزوار، والضيوف بشأن خدمات مكان العمل.
• دعم أنشطة التوظيف، بما في ذلك تنسيق بطاقات الوصول واستعداد مكان العمل.
• تنسيق خدمات غرف الاجتماعات، والفعاليات، وأنشطة المشاركة حسب الحاجة.
• تقديم دعم سريع، محترف، ومرتبط بالعملاء لأصحاب المصلحة من العملاء.
• متابعة طلبات الخدمة لضمان تجربة إيجابية في مكان العمل.

التقارير والتحسين المستمر

• دعم تتبع SLAs وKPIs والمساعدة في إعداد التقارير التشغيلية.
• تحديد الفرص لتحسين العمليات وكفاءة الخدمة.
• الحفاظ على دقة بيانات مكان العمل، والسجلات، والتقارير.
• دعم المبادرات المرتبطة برضا العملاء والتميز التشغيلي.

المهارات والمتطلبات اللازمة

• توجه قوي نحو خدمة العملاء ومهارات تواصل احترافية.
• قدرات تنظيمية وتنسيقية ممتازة.
• القدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة عمل سريعة.
• الاهتمام بالتفاصيل وقدرة إدارية قوية.
• إجادة استخدام Microsoft Office (Excel، Word، Outlook)؛ خبرة في أنظمة إدارة المرافق تعد ميزة.
• أسلوب عمل تعاوني مع الموردين، والعملاء، والفرق الداخلية.

التعليم والخبرة

• خبرة لا تقل عن سنتين في تنسيق مكان العمل، وإدارة المرافق، أو دور مشابه.
• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس.
• تجربة دعم مكتب شركة أو بيئة إدارة مرافق متكاملة تعد ميزة.

الموقع: في الموقع دبي، الإمارات العربية المتحدة

إذا كانت هذه الوصف الوظيفي تتناسب معك، نشجعك على التقديم حتى لو كنت لا تستوفي جميع المتطلبات. نحن مهتمون بالتعرف عليك وما تقدمه!

في JLL، نستغل قوة الذكاء الاصطناعي (AI) لتسريع الاتصالات ذات المعنى بين المرشحين والفرص بكفاءة. باستخدام قدرات الذكاء الاصطناعي، نقوم بتحليل طلبك للمهارات والخبرات والمؤهلات ذات الصلة لتوليد رؤى قيمة حول كيفية توافق ملفك الفريد مع المتطلبات المحددة للدور الذي تسعى إليه.