مساعد قسم أكاديمي

Client of Teach Away Inc

المسؤوليات الرئيسية:

إدارة الوثائق وإدارة دورة حياة السياسة

العمل كمنسق مركزي لوثائق التعليم الأكاديمي والتشغيلي في ليوا.

الحفاظ على التحكم في إصدار الوثائق، وأسماء الوثائق، وهياكل التخزين وأنظمة الأرشفة عبر المنصات ذات الصلة.

تنسيق الجانب الإداري من دورة مراجعة السياسة، بما في ذلك جداول المراجعة، والتوزيع، وجمع الملاحظات، وتتبع التعديلات، والموافقات، والنشر.

الحفاظ على متتبعات مراجعة السياسة والمتابعة بشأن جداول المراجعة والإجراءات المعلقة.

ضمان أرشفة الوثائق الملغاة بشكل مناسب وتحديد نسخ الوثائق الحالية بوضوح وجعلها متاحة.

تنسيق المناهج والعمليات الأكاديمية

الحفاظ على جداول زمنية، وثائق، وجداول مراجعة تتعلق بالمناهج والعمليات الأكاديمية بشكل استباقي.

إرسال تذكيرات والمتابعة مع المدارس، والأقسام، وقادة المواد بشأن المواعيد النهائية القادمة، والمراجعات، والوثائق المطلوبة.

دعم تنسيق عمليات مراجعة المناهج الدورية عبر المدارس والأقسام.

الحفاظ على متتبعات، وجداول زمنية، ووثائق تتعلق بدورات مراجعة المناهج.

دعم جمع وتنظيم وتنسيق الوثائق المتعلقة بالمناهج من المدارس وقادة المواد.

دعم التنظيم الإداري وعمليات النشر المتعلقة بوثائق النطاق والتسلسل.

الحفاظ على كتيبات المناهج وكatalogues المناهج وفقًا للتحديثات المعتمدة وجداول المراجعة.

دعم التواصل والمتابعة المتعلقة بمتطلبات مراجعة المناهج والمواعيد النهائية.

إدارة التقييم والامتحانات

تقديم الدعم الإداري لعمليات التقييم والامتحانات عبر ليوا.

تنسيق تنظيم، وتخزين، واسترجاع أوراق الامتحانات والمواد المرتبطة بالتقييم.

الحفاظ على أنظمة أرشفة إلكترونية آمنة ومنظمة لوثائق التقييم.

المساعدة في جدولة التقييم، وإعداد الوثائق، وعمليات التواصل عند الحاجة.

إدارة البيانات والتقارير

استخراج البيانات من PowerSchool والأنظمة ذات الصلة كما هو موجه.

إعداد جداول بيانات، وتقارير، وملخصات، ومتتبعات، ومواد تقديمية للفرق القيادية.

دعم تنسيق وتقديم البيانات الأكاديمية والتشغيلية للاجتماعات والتقارير.

الحفاظ على سجلات دقيقة ومنظمة وملفات بيانات.

التدريب، والتوجيه، وتنسيق الاجتماعات

تنظيم برامج التوجيه، وجداول التدريب، والترتيبات اللوجستية ذات الصلة.

تنسيق الدعوات، وتتبع الحضور، وإعداد المواد، وترتيبات الاجتماعات.

جمع، وتجميع، وتقديم ملاحظات المشاركين بعد أنشطة التدريب والتوجيه.

تنظيم اجتماعات تتعلق بالتقييم، والحكم، والمناهج، وغيرها من العمليات في ليوا.

إعداد جداول الأعمال، وتوزيع الوثائق، والحفاظ على سجلات الاجتماعات ومتتبعات الإجراءات عند الحاجة.

التواصل والتنسيق

العمل كنقطة اتصال إدارية بين المدارس ودوائر وموظفي ليوا.

دعم التواصل والمتابعة بشأن الجداول الزمنية، وتقديم الوثائق، والمراجعات، ومتطلبات العمليات.

مطاردة المعلومات، والوثائق، والإجراءات المعلقة بشكل محترف ومتسق.

دعم التنسيق السلس للعمليات الأكاديمية والتشغيلية عبر المدارس.

الدعم الإداري العام

إنشاء، وتنسيق، والتحقق من جودة الوثائق المهنية، والعروض التقديمية، والمتتبعات، والتقارير.

الحفاظ على أنظمة أرشفة إلكترونية منظمة وسجلات إدارية.

دعم العمليات الأكاديمية الأوسع والمشاريع الإدارية كما هو موجه.

القيام بواجبات إدارية إضافية تتناسب مع الدور.

الخبرة

تجربة إدارية سابقة مطلوبة.

خبرة في استخدام تطبيقات Microsoft Office 365، بما في ذلك Sharepoint وOneDrive

المهارات والقدرات

مهارات تنظيمية قوية واهتمام بالتفاصيل.

القدرة على إدارة الجداول الزمنية والمتابعة بفعالية على المهام.

مهارات قوية في تنسيق الوثائق وعرضها.

القدرة على تنظيم الوثائق والحفاظ على سجلات دقيقة.

مهارات جيدة في الكتابة والتواصل الشفوي.

القدرة على العمل بشكل احترافي مع مدارس وأقسام متعددة.

القدرة على الحفاظ على السرية حيثما يتطلب الأمر.

القدرة على إدارة عبء العمل وتحديد الأولويات بفعالية.