الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

نظرة عامة/الوظيفة الأساسية:

مسؤول عن إدارة وصيانة جميع مراسلات قسم المالية ونظام الملفات.

المسؤوليات:

الحفاظ على معرفة كاملة والامتثال لجميع سياسات الإدارة وإجراءات الخدمة والمعايير.

ضمان الحفاظ على المعايير على مستوى متفوق يوميًا.

الحفاظ على معرفة كاملة بالصيانة الصحيحة واستخدام المعدات. استخدام المعدات فقط كما هو مقصود.

توقع احتياجات الضيوف، والاستجابة بسرعة، والاعتراف بجميع الضيوف، مهما كانت الانشغالات وأيًا كان الوقت من اليوم.

الحفاظ على علاقات إيجابية مع الضيوف في جميع الأوقات.

مراقبة والحفاظ على النظافة والصحة وتنظيم مناطق العمل المعينة.

الوصول إلى جميع وظائف الكمبيوتر المطلوبة لأداء العمل.

إعداد محطة العمل بالمستلزمات ومواد الموارد اللازمة.

إكمال طلبات الإمدادات وتقديمها إلى المدير؛ تخزين المستلزمات المكتبية عند الاستلام.

الرد على الهاتف.

تحية جميع الأفراد القادمين إلى المكتب ومساعدتهم في احتياجاتهم.

الحفاظ على ملفات تتبع دقيقة والتواصل بتتبع يومي/أسبوعي/شهري إلى DOF.

الحفاظ على تحديث إجراءات الملفات.

إعداد وإرسال فواتير رسوم المرافق لجميع المستأجرين في السكن.

إعداد وإرسال فواتير إلى Gulf Related للمرافق والنفقات المشتركة الأخرى.

إعداد وإرسال فواتير إلى Mubadala لحصة نفقات HOA.

إعداد وتسليم جميع الفواتير المستحقة الدفع بناءً على SOA المستلمة من البائعين إلى الحسابات المستحقة الدفع قبل 10 و 20 من كل شهر والتعامل مع نفس الشيء في حالة أي متطلبات دفع طارئة.

تخزين الفواتير المدفوعة بعد ختمها كمدفوعة والقدرة على استرجاعها عند الحاجة.

الحفاظ على الأرشيف والقدرة على استرجاع الوثائق عند الحاجة.

متابعة تجديدات الوثائق المختلفة بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر العقود، ورخص التجارة للبائعين، إلخ.

جميع الواجبات الأخرى حسب الحاجة.

محاسب Rosewood Hotels and Resorts