مدير الحسابات Abdulwahed Bin Shabib Investment Group LLC

ملخص الوظيفة:

تتمثل الواجبات في الإشراف على معالجة الفواتير والمدفوعات للبائعين وإدارة حسابات النفقات. تتطلب هذه الوظيفة فردًا ذو خبرة مالية قوية، والقدرة على إدارة فريق، وخبرة في تحسين العمليات. ستعمل عن كثب مع مختلف الإدارات مثل المشتريات والمالية والعمليات لضمان الحفاظ على علاقات البائعين، وأن تكون عمليات الدفع فعالة. ستكون مسؤولاً أيضًا عن الضوابط الداخلية والامتثال لضمان أن جميع المدفوعات مصرح بها وموثقة بشكل صحيح.

المسؤوليات الرئيسية:

1. القيادة والإدارة:

• الإشراف على الفريق: قيادة وإدارة وتوجيه فريق من موظفي الحسابات الدائنة والمتخصصين، وضمان تدريبهم المستمر وتطويرهم المهني وتقييم أدائهم.
• روح الفريق: تعزيز بيئة عمل إيجابية وتحفيز فريق الحسابات الدائنة لتحقيق أهداف القسم.

التحقق من البائع:

• إدخال البائعين الجدد: الإشراف على عملية إدخال بائعين جدد، والتأكد من الحصول على جميع الوثائق اللازمة والتحقق منها وإدخالها في النظام.
• التحقق من هوية البائعين: تنفيذ وتطبيق العمليات للتحقق من شرعية البائعين، بما في ذلك التحقق من تفاصيل الحساب البنكي والمعلومات الضريبية لتجنب الأنشطة الاحتيالية.
• المراقبة المستمرة: تدقيق ملفات البائعين بانتظام لضمان الامتثال لسياسات الشركة واللوائح القانونية، وتحديث معلومات البائعين حسب الحاجة.

3. معالجة الفواتير:

• التحقق من الفواتير: التأكد من أن جميع الفواتير تم التحقق منها مقابل طلبات الشراء (POs) وإيصالات البضائع والعقود للحفاظ على عملية المطابقة الثلاثية من أجل الدقة والامتثال.
• تسجيل البائع: إدارة التسجيل الدقيق لفواتير البائعين في نظام المحاسبة، وضمان الترميز الصحيح للحسابات العامة.
• حل الأخطاء: تحديد وحل التناقضات أو الأخطاء في الفواتير، والتواصل مع البائعين والفرق الداخلية عند الضرورة.

4. حجز الفواتير الأولية (PI):

• إدارة PI: إدارة والإشراف على حجز الفواتير الأولية للسلع أو الخدمات المطلوبة مسبقًا، وضمان تسجيلها ومراقبتها بشكل صحيح.
• التحقق من PI: التحقق من تفاصيل PI، وضمان توافق الشروط والمبالغ والوصف مع اتفاقيات الشراء.
• المدفوعات المسبقة: إدارة تسجيل وتسوية أي مدفوعات مسبقة أو ودائع تم إجراؤها بناءً على الفواتير الأولية، وضمان تطبيقها بشكل صحيح على الفواتير النهائية عند استلام السلع أو الخدمات.

5. معالجة المدفوعات:

• دورات الدفع: إدارة دورات الدفع الأسبوعية أو نصف الشهرية أو الشهرية، وضمان تنفيذ جميع مدفوعات البائعين في الوقت المحدد، ومراقبة المدفوعات الخارجية من أجل الدقة.
• طريقة الدفع: مراقبة وتنفيذ طرق الدفع المختلفة مثل التحويلات البرقية، والاعتمادات المستندية، والتحويلات، والشيكات، وبطاقات الائتمان.
• إدارة التدفق النقدي: العمل عن كثب مع فريق الخزانة أو المالية للتنبؤ وادارة احتياجات التدفق النقدي لوظيفة الحسابات الدائنة.

6. عمليات نهاية الشهر ونهاية السنة:

• تسوية الحسابات: ضمان تسوية حسابات الحسابات الدائنة في نهاية الشهر، بما في ذلك حل التناقضات في حسابات البائعين، وضمان توافق السجل العام مع سجلات الحسابات الدائنة.
• تسوية البنك: تسويات البنك ومنصات الدفع الأخرى
• المستحقات: ضمان المستحقات الدقيقة للفواتير غير المعالجة بحلول نهاية الشهر.
• التقارير: إنشاء تقارير شهرية عن الحسابات الدائنة للإدارة، بما في ذلك الحسابات المستحقة والتنبؤات بالمستحقات، وتسليط الضوء على المخاطر المحتملة.

7. الامتثال والتدقيق:

• الضوابط الداخلية: ضمان أن جميع المدفوعات تتبع السياسات والإجراءات الداخلية، وأن جميع الموافقات اللازمة تم الحصول عليها قبل المعالجة.
• التحضير للتدقيق: العمل كنقطة اتصال خلال عمليات التدقيق الداخلية والخارجية، وتقديم الوثائق ذات الصلة للحسابات الدائنة للمدققين وضمان الامتثال للمتطلبات التنظيمية.
• الامتثال الضريبي: ضمان أن الضرائب المطبقة (مثل ضريبة القيمة المضافة، وضريبة المبيعات، وضريبة الاستقطاع) تطبق بشكل صحيح على فواتير البائعين وتُسدد للسلطات وفقًا للمتطلبات القانونية.

8. الوثائق المصرفية والقانونية

· عند ملء ومراجعة النماذج المصرفية والقانونية، تأكد من أنك تفهم غرض النموذج، وأكمل جميع الحقول الإلزامية، وتحقق من التفاصيل الشخصية والمالية وتفاصيل الهوية. اجمع الوثائق اللازمة (مثل الهوية، وإثبات العنوان) وراجعها للتحقق من دقتها في التواريخ والأسماء وأرقام الحسابات. تأكد من الامتثال للوائح ذات الصلة (مثل مكافحة غسل الأموال / اعرف عميلك، والقوانين الضريبية) وتجنب الاختصارات. تحقق من النموذج بالكامل، ويفضل أن يتم مراجعة النموذج من قبل شخص آخر. احتفظ بنسخ من جميع الوثائق، وقدمها إلى القسم المناسب، وتابع لتأكيد الاستلام ومعالجة أي مسائل على الفور.

9. تحسين النظام والعمليات:

• تحسين التكنولوجيا: التعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات والإدارات الأخرى لتعزيز كفاءة نظام الحسابات الدائنة، بما في ذلك استخدام أدوات أتمتة الحسابات الدائنة.
• تحسينات العمليات: تقييم مستمر لعمليات الحسابات الدائنة الحالية، وتحديد نقاط الازدحام، وتنفيذ تحسينات لتبسيط العمليات، وتقليل العبء اليدوي، وتقليل الأخطاء.
• سلامة البيانات: ضمان دقة وسلامة بيانات الحسابات الدائنة عبر جميع الأنظمة والعمليات.

10. التعاون:

• التنسيق بين الإدارات: العمل عن كثب مع الإدارات مثل المشتريات والمخزون وإدارة المشاريع لضمان سلاسة عمليات الشراء إلى الدفع.
• تواصل السياسات: تعليم الإدارات الأخرى حول سياسات الحسابات الدائنة، بما في ذلك مواعيد تقديم الفواتير، وسير العمل للموافقات، ومتطلبات تقارير النفقات.