كاتب حسابات دائنة Four Seasons Hotel

حول الدور
الحفاظ على نظام من أوامر الشراء، والإيصالات، والفواتير وطلبات الشيكات من أجل دعم، وتوثيق، ومعالجة جميع المدفوعات الفندقية بشكل سريع وكافٍ وضمان دفع جميع البائعين وفقًا للشروط المتفق عليها وسياسات وإجراءات فور سيزونز.

ما ستفعله

• الحفاظ على ملفات أبجدية من قبل البائع تحتوي على فواتير كاملة والنسخ الاحتياطية المرفقة بالشيكات للوصول الفعال بعد الدفع. يجب أن تبقى جميع الملفات محدثة.
• ضمان دفع جميع المدفوعات بشكل صحيح ومع التفويض الصحيح (أمر شراء معتمد)، ودليل الاستلام، والفاتورة أو قسيمة التسليم وختم الحسابات الدائنة.
• معالجة جميع فواتير الحسابات الدائنة والشيكات اليدوية عبر النظام الكمبيوتر. إكمال نماذج تفويض التحويلات البنكية وضمان توقيعها من قبل شخصين مخولين (من المجموعات A & B) وضمان أن جميع النسخ الاحتياطية المعمول بها تدعم التحويل.
• ضمان أن جميع الأوامر الثابتة للتحويلات الإلكترونية معتمدة وفقًا لإجراءات الدفع العادية وموقعة من قبل الموقعين على الشيكات.
• يجب الحفاظ على قائمة بجميع الأوامر الثابتة للتحويلات الإلكترونية مع تفاصيل تاريخ الدفع، والمستفيد، والمبلغ، ووصف الدفع وفي بداية كل شهر قبل الدفع الثابت، يجب إرسال هذه القائمة إلى الموقعين على الشيكات للموافقة وإرفاق نسخة بها مع التسويات البنكية.
• التحقق من وإجراء تقارير النفقات وتعويضات النثرية الصغيرة لضمان الامتثال للرقابة الرئيسية.
• إرسال جميع طلبات وقف الدفع والشيكات الملغاة إلى المحاسب / مساعد مدير المالية للتسجيل.
• التوفيق بين بيانات الموردين عند استلامها، مع العناصر المتطابقة، بما في ذلك أي مراسلات من المورد موضحة بوضوح وحل جميع التناقضات مباشرة مع المورد. إعداد شيكات يدوية حسب الحاجة إذا تم توجيهها من قبل مدير المالية أو مساعد مدير المالية.
• تشغيل التقارير المطلوبة في نهاية الشهر لإغلاق دورة الحسابات الدائنة.
• ضمان أن جميع السلع المستلمة والخدمات المقدمة، ولكن لم يتم فوترتها بعد، يتم احتسابها بشكل صحيح وتكبدها وأن الالتزامات المستحقة للاحتياطيات الأخرى دقيقة وتتوافق مع جميع الوثائق الداعمة.
• إعداد قيود اليومية لاحتساب الفواتير المستلمة بعد الإغلاق وللسلع والخدمات المستلمة، ولكن لم يتم فوترتها بعد.
• الحفاظ على ملف منفصل لعمليات شراء جميع عناصر المعدات التشغيلية (الصين، الزجاج، الفضة والبياضات) والعناصر الرأسمالية تحت إشراف مساعد مدير المالية.
• المساعدة في إعداد جميع الوثائق المتعلقة بالحسابات الدائنة للتصوير الميكروفيلمي سنويًا إذا لزم الأمر.
• الحفاظ على، وتحديث باستمرار، ملف قائمة الموردين المعتمدين.
• الإجابة على الهواتف وتسجيل الرسائل بدقة.
• أرشفة المستندات والتقارير.
• أداء أي واجبات إضافية كما يكلف بها مدير المالية أو مساعد مدير المالية.