مدير الحسابات الدائنة (إناث فقط) Abdulwahed Bin Shabib Investment Group LLC

ملخص الوظيفة:

المهمة هي الإشراف على معالجة الفواتير، والمدفوعات للبائعين، وإدارة حسابات النفقات. تتطلب هذه الوظيفة شخصًا ذو مهارات مالية قوية، والقدرة على إدارة فريق، وخبرة في تحسين العمليات. سوف تعمل عن كثب مع أقسام مختلفة مثل المشتريات، والمالية، والعمليات لضمان الحفاظ على علاقات البائعين وأن تكون عمليات الدفع فعالة. ستكون أيضًا مسؤولاً عن الرقابة الداخلية والامتثال لضمان أن جميع المدفوعات مصرح بها وموثقة بشكل صحيح.

المسؤوليات الرئيسية:

1. القيادة والإدارة:

• الإشراف على الفريق: قيادة وإدارة وتوجيه فريق من موظفي الشراء والمختصين، وضمان تدريبهم المستمر، وتطويرهم المهني، وتقييم أدائهم.
• روح الفريق: تعزيز بيئة عمل إيجابية وتحفيز فريق الشراء لتحقيق أهداف القسم.

تحقق البائعين:

• إعداد البائعين: الإشراف على عملية إعداد البائعين الجدد، وضمان الحصول على جميع الوثائق اللازمة والتحقق منها وإدخالها في النظام.
• تحقق من هوية البائعين: تنفيذ وإنفاذ العمليات للتحقق من شرعية البائعين، بما في ذلك التحقق من تفاصيل البنك والمعلومات الضريبية لتجنب الأنشطة الاحتيالية.
• المراقبة المستمرة: تدقيق ملفات البائعين بانتظام لضمان الامتثال لسياسات الشركة واللوائح القانونية، وتحديث معلومات البائعين حسب الحاجة.

3. معالجة الفواتير:

• تحقق من الفواتير: التأكد من أن جميع الفواتير تم التحقق منها مقابل أوامر الشراء (POs)، وإيصالات البضائع، والعقود للحفاظ على عملية المطابقة الثلاثية من أجل الدقة والامتثال.
• نشر الفواتير للبائعين: إدارة نشر فواتير البائعين بدقة في نظام المحاسبة، وضمان الترميز الصحيح لحسابات الدفتر العام.
• حل الأخطاء: تحديد وحل الفروقات أو الأخطاء في الفواتير، والتواصل مع البائعين والفرق الداخلية عند الضرورة.

4. حجز الفواتير الأولية (PI):

• إدارة الفواتير الأولية: إدارة والإشراف على حجز الفواتير الأولية للبضائع أو الخدمات المطلوبة مسبقًا، وضمان تسجيلها ومراقبتها بشكل صحيح.
• تحقق من الفواتير الأولية: التحقق من تفاصيل الفواتير الأولية، وضمان توافق الشروط، والمبالغ، والوصف مع اتفاقيات الشراء.
• المدفوعات المسبقة: إدارة تسجيل وتسوية أي مدفوعات مسبقة أو ودائع تم القيام بها بناءً على الفواتير الأولية، وضمان تطبيقها بشكل صحيح على الفواتير النهائية عند استلام البضائع أو الخدمات.

5. معالجة المدفوعات:

• تشغيل المدفوعات: إدارة عمليات الدفع الأسبوعية أو نصف الشهرية أو الشهرية، وضمان إجراء جميع المدفوعات للبائعين في الوقت المحدد، ومراقبة المدفوعات الصادرة للتأكد من دقتها.
• طريقة الدفع: مراقبة وتنفيذ طرق الدفع المختلفة مثل التحويلات البرقية، والاعتمادات، والتحويلات، والشيكات، وبطاقات الائتمان.
• إدارة التدفق النقدي: العمل عن كثب مع فريق الخزانة أو المالية لتوقع وإدارة احتياجات التدفق النقدي لوظيفة الدفعات.

6. عمليات نهاية الشهر ونهاية السنة:

• تسوية الحسابات: التأكد من تسوية حسابات الدفعات في نهاية الشهر، بما في ذلك حل الفروقات في حسابات البائعين، وضمان توافق الدفتر العام مع سجلات الدفعات.
• تسوية البنك: تسويات البنك ومنصات الدفع الأخرى
• الاقتراضات: التأكد من دقة الاقتراضات للفواتير المستحقة التي لم تتم معالجتها بعد بنهاية الشهر.
• التقارير: إنشاء تقارير شهرية للمدفوعات للإدارة، بما في ذلك المدفوعات المتأخرة وتوقعات الدفع، وتسليط الضوء على المخاطر المحتملة.

7. الامتثال والتدقيق:

• الرقابة الداخلية: التأكد من أن جميع المدفوعات تتبع السياسات والإجراءات الداخلية، وأن جميع الموافقات اللازمة تم الحصول عليها قبل المعالجة.
• إعداد التدقيق: العمل كنقطة اتصال أثناء التدقيقات الداخلية والخارجية، وتقديم الوثائق ذات الصلة بالمدفوعات للمراجعين وضمان الامتثال للمتطلبات التنظيمية.
• الامتثال الضريبي: التأكد من أن الضرائب المطبقة (مثل ضريبة القيمة المضافة، وضريبة المبيعات، وضريبة الاستقطاع) تُطبق بشكل صحيح على فواتير البائعين وتُدفع للسلطات وفقًا للمتطلبات القانونية.

8. الوثائق المصرفية والقانونية

· عند ملء ومراجعة النماذج المصرفية والقانونية، تأكد من أنك تفهم الغرض من النموذج، وأكمل جميع الحقول الإلزامية، وتحقق من التفاصيل الشخصية والمالية والتعريفية. اجمع الوثائق اللازمة (مثل الهوية، وإثبات العنوان) وراجعها للتأكد من دقة التواريخ والأسماء وأرقام الحسابات. تأكد من الامتثال للوائح ذات الصلة (مثل مكافحة غسل الأموال / اعرف عميلك، والقوانين الضريبية) وتجنب الاختصارات. تحقق مرة أخرى من النموذج بالكامل، ويفضل أن يكون لديك شخص آخر يراجعه. احتفظ بنسخ من جميع الوثائق، وقدمها إلى القسم المناسب، وتابع للتأكيد على الاستلام ومعالجة أي مشاكل بسرعة.

9. تحسين النظام والعمليات:

• تحسين التكنولوجيا: التعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات والأقسام الأخرى لتعزيز كفاءة نظام المدفوعات، بما في ذلك استخدام أدوات أتمتة المدفوعات.
• تحسين العمليات: تقييم مستمر للعمليات الحالية للمدفعات، وتحديد الاختناقات، وتنفيذ تحسينات لتبسيط العمليات، وتقليل العبء اليدوي، وتقليل الأخطاء.
• سلامة البيانات: ضمان دقة وسلامة بيانات المدفوعات عبر جميع الأنظمة والعمليات.

10. التعاون:

• التنسيق بين الأقسام: العمل عن كثب مع أقسام مثل المشتريات، والمخزون، وإدارة المشاريع لضمان سلاسة عمليات الشراء إلى الدفع.
• التواصل السیاسی: تعليم الأقسام الأخرى حول سياسات المدفوعات، بما في ذلك مواعيد تقديم الفواتير، وعمليات الموافقة، ومتطلبات تقارير النفقات.