مدير الحسابات الدائنة (للإناث فقط) Abdulwahed Bin Shabib Investment Group LLC

ملخص الوظيفة:

تتمثل الواجبات في الإشراف على معالجة الفواتير والمدفوعات للبائعين وإدارة حسابات النفقات. تتطلب هذه الوظيفة فردًا يتمتع بفطنة مالية قوية، والقدرة على إدارة فريق، وخبرة في تحسين العمليات. ستعمل بشكل وثيق مع مختلف الإدارات مثل المشتريات والمالية والعمليات لضمان الحفاظ على علاقات البائعين وأن تكون عمليات الدفع فعالة. ستكون أيضًا مسؤولاً عن الضوابط الداخلية والامتثال لضمان أن جميع المدفوعات مصرح بها وموثقة بشكل صحيح.

المسؤوليات الرئيسية:

1. القيادة والإدارة:

• إشراف على الفريق: قيادة وإدارة وتوجيه فريق من موظفي الحسابات الدائنة والمتخصصين، وضمان تدريبهم المستمر وتطويرهم المهني وتقييم أدائهم.
• روح الفريق: تعزيز بيئة عمل إيجابية وتحفيز فريق الحسابات الدائنة لتحقيق أهداف القسم.

تحقق من البائعين:

• إدخال البائعين الجدد: الإشراف على عملية إدخال بائعين جدد، وضمان الحصول على جميع الوثائق اللازمة والتحقق منها وإدخالها في النظام.
• تحقق من البائعين: تنفيذ وإنفاذ العمليات للتحقق من شرعية البائعين، بما في ذلك التحقق من تفاصيل البنك ومعلومات الضرائب لتجنب الأنشطة الاحتيالية.
• المراقبة المستمرة: تدقيق ملفات البائعين بانتظام لضمان الامتثال لسياسات الشركة واللوائح القانونية، وتحديث معلومات البائعين حسب الحاجة.

3. معالجة الفواتير:

• تحقق من الفواتير: التأكد من أن جميع الفواتير تم التحقق منها مقابل أوامر الشراء (POs) وإيصالات البضائع والعقود للحفاظ على عملية المطابقة الثلاثية للدقة والامتثال.
• إدخال البائعين: إدارة الإدخال الدقيق لفواتير البائعين في النظام المحاسبي، وضمان الترميز الصحيح لحسابات دفتر الأستاذ العام.
• حل الأخطاء: تحديد وحل الفروق أو الأخطاء في الفواتير، والتواصل مع البائعين والفرق الداخلية عند الضرورة.

4. حجز الفاتورة الأولية (PI):

• إدارة الفواتير الأولية: إدارة والإشراف على حجز الفواتير الأولية (PIs) للبضائع أو الخدمات المطلوبة مسبقًا، وضمان تسجيلها ومراقبتها بشكل صحيح.
• تحقق من الفواتير الأولية: التحقق من تفاصيل الفواتير الأولية، وضمان أن الشروط والمبالغ والوصف تتماشى مع اتفاقيات الشراء.
• المدفوعات المقدمة: إدارة تسجيل وتسوية أي مدفوعات مقدمة أو ودائع تمت بناءً على الفواتير الأولية، وضمان تطبيقها بشكل صحيح على الفواتير النهائية عند استلام البضائع أو الخدمات.

5. معالجة المدفوعات:

• جولات الدفع: إدارة جولات الدفع الأسبوعية أو نصف الشهرية أو الشهرية، وضمان دفع جميع المدفوعات للبائعين في الوقت المحدد، ومراقبة المدفوعات الخارجة للدقة.
• طريقة الدفع: مراقبة وتنفيذ طرق الدفع المختلفة مثل التحويلات البرقية، والاعتمادات المستندية، والشيكات، وبطاقات الائتمان.
• إدارة تدفق النقد: العمل عن كثب مع فريق الخزينة أو المالية لتوقع وإدارة احتياجات تدفق النقد لوظيفة الحسابات الدائنة.

6. عمليات نهاية الشهر ونهاية السنة:

• تسوية الحسابات: التأكد من تسوية حسابات الحسابات الدائنة في نهاية الشهر، بما في ذلك حل الفروق في حسابات البائعين، وضمان تطابق دفتر الأستاذ العام مع سجلات الحسابات الدائنة.
• تسوية البنك: تسوية البنك ومنصات الدفع الأخرى
• المخصصات: التأكد من دقة المخصصات للفواتير المستحقة التي لم تتم معالجتها بعد بنهاية الشهر.
• التقارير: إنشاء تقارير حسابات دائنة شهرية للإدارة، بما في ذلك المدفوعات المتأخرة وتوقعات الدفع، وتسليط الضوء على المخاطر المحتملة.

7. الامتثال والتدقيق:

• الضوابط الداخلية: التأكد من أن جميع المدفوعات تتبع السياسات والإجراءات الداخلية، وأن جميع الموافقات اللازمة تم الحصول عليها قبل المعالجة.
• إعداد التدقيق: أن تكون نقطة الاتصال خلال عمليات التدقيق الداخلية والخارجية، وتقديم الوثائق ذات الصلة للحسابات الدائنة للمراجعين وضمان الامتثال للمتطلبات التنظيمية.
• الامتثال الضريبي: التأكد من أن الضرائب المعمول بها (مثل ضريبة القيمة المضافة، وضريبة المبيعات، وضريبة الاستقطاع) تُطبق بشكل صحيح على فواتير البائعين وتُسدد للسلطات وفقًا للمتطلبات القانونية.

8. الوثائق المصرفية والقانونية

· عند تعبئة ومراجعة النماذج المصرفية والقانونية، تأكد من فهمك لغرض النموذج، وإكمال جميع الحقول الإلزامية، والتحقق من التفاصيل الشخصية والمالية والتعريفية. جمع الوثائق اللازمة (مثل الهوية، وإثبات العنوان) ومراجعتها للتأكد من دقة التواريخ والأسماء وأرقام الحسابات. التأكد من الامتثال للوائح ذات الصلة (مثل مكافحة غسل الأموال/ اعرف عميلك، والقوانين الضريبية) وتجنب الاختصارات. تحقق من النموذج بالكامل، ومن المثالي أن يقوم شخص آخر بمراجعته. احتفظ بنسخ من جميع الوثائق، وقدمها للقسم المناسب، وتابع لتأكيد الاستلام ومعالجة أي مشكلات على الفور.

9. تحسين النظام والعمليات:

• تحسين التكنولوجيا: التعاون مع تكنولوجيا المعلومات والإدارات الأخرى لتعزيز كفاءة نظام الحسابات الدائنة، بما في ذلك استخدام أدوات أتمتة الحسابات الدائنة.
• تحسينات العمليات: تقييم العمليات الحالية للحسابات الدائنة بشكل مستمر، وتحديد نقاط الاختناق، وتنفيذ تحسينات لتبسيط العمليات، وتقليل عبء العمل اليدوي، وتقليل الأخطاء.
• سلامة البيانات: التأكد من دقة وسلامة بيانات الحسابات الدائنة عبر جميع الأنظمة والعمليات.

10. التعاون:

• تنسيق عبر الإدارات: العمل عن كثب مع إدارات مثل المشتريات والمخزون وإدارة المشاريع لضمان سلاسة عمليات الشراء إلى الدفع.
• التواصل حول السياسات: تعليم الإدارات الأخرى حول سياسات الحسابات الدائنة، بما في ذلك المواعيد النهائية لتقديم الفواتير، وعمليات الموافقة، ومتطلبات تقارير النفقات.