المسؤوليات الأساسية
الفوترة وإصدار الفواتير:
• الإشراف على إعداد وإصدار الفواتير لإقامات الضيوف، وحجوزات المجموعات، وخدمات الفندق
باستخدام نظام أوبرا لإدارة الممتلكات.
• ضمان دقة جميع فواتير الضيوف والامتثال لسياسات الفندق.
جمع المدفوعات:
• مراقبة وإدارة جمع المدفوعات في الوقت المناسب من الضيوف والشركات ووكلاء السفر و
شركاء آخرين.
• التعامل مع الودائع وجداول الدفع لحجوزات المجموعات والفعاليات.
إدارة الائتمان:
• تقييم وإدارة حدود الائتمان للعملاء والشركات وفقًا لسياسات ائتمان الفندق.
• الموافقة أو رفض طلبات الائتمان وضمان توسيع الائتمان بشكل صحيح.
التسوية:
• إجراء تسويات حسابات منتظمة لضمان دقة أرصدة الحسابات المستحقة.
• معالجة التباينات أو القضايا المتعلقة بالمدفوعات المستحقة.
التقارير والتحليل:
• إعداد تقارير شيخوخة الحسابات المستحقة وتقديمها للإدارة.
• استخدام إكسل للتقارير المالية، والتحليل، وإدارة البيانات بما في ذلك الجداول المحورية و
الصيغ المتقدمة.
• تقديم رؤى حول الأداء المالي ومجالات التحسين.
إدارة الفريق:
• الإشراف على فريق الحسابات المستحقة، وضمان اتباع العمليات والالتزام بالمواعيد النهائية.
• تقديم التدريب والإرشاد للفريق، خاصة في استخدام أوبرا لإدارة الممتلكات وإكسل للمهام اليومية.
التنسيق مع الأقسام الأخرى:
• التعاون مع فرق مكتب الاستقبال، والمبيعات، والفعاليات لضمان دقة الفوترة لحجوزات المجموعات
والخدمات.
• التنسيق مع فرق الحسابات الدائنة وتدقيق الدخل لضمان سير العمليات المالية بسلاسة.
وصف الوظيفة
متطلبات النظام:
• إتقان نظام أوبرا أو أنظمة إدارة الممتلكات الأخرى مطلوب.
• معرفة متقدمة ببرنامج إكسل لتحليل البيانات والتقارير المالية.
• المعرفة ببرامج إدارة الفنادق الأخرى وأدوات المحاسبة ميزة.
التدريب والمواهب والثقافة
ضمان توفير بيئة عمل خالية من التمييز، والتحرش، والتمييز.
التعامل بسرعة وسرية مع شكاوى التحرش والتمييز.
التعامل مع العملاء والزملاء من جميع المجموعات الثقافية باحترام وحساسية.
تحديد ومعالجة القضايا التي قد تسبب صراعات أو سوء فهم عبر الثقافات.
متفرقات
يُطلب من جميع العاملين الامتثال لكل طلب معقول من مشرفيهم
في الوقت المحدد الذي يستغرقه الامتثال في الظروف العادية.
يمكن تكليف جميع العاملين بمهام أخرى في الفندق حسب الحاجة وفقًا لمستويات الأعمال.
الواجبات العامة:
الصحة والسلامة
ضمان الإبلاغ عن جميع المخاطر المحتملة والحقيقية على الفور ومعالجتها
أن تكون على دراية كاملة بجميع إجراءات الحريق والطوارئ والقنابل في القسم
ضمان ممارسة وتنفيذ وإنفاذ جميع إجراءات الطوارئ لتوفير أمن وسلامة الضيوف والموظفين
ضمان سلامة الأشخاص وممتلكات الجميع داخل المباني من خلال تطبيق لوائح الفندق
بشكل عادل مع الالتزام الصارم بالقوانين واللوائح الحالية.
ضمان أن يعمل جميع الموظفين في القسم بطريقة آمنة وغير معرضة لخطر الإصابة
لأنفسهم أو للآخرين
استخدام تقنيات التعامل اليدوي بشكل آمن وممارسة عادات العمل الآمنة وفقًا لسياسات Accor للصحة والسلامة والبيئة، والحفاظ على الإجراءات للحد من تأثيرنا على البيئة ومنع
التلوث.
