الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

نظرة عامة على المنصب

نحن نبحث عن مساعد إداري منظم للغاية وودود للانضمام إلى فريقنا. سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن تقديم الدعم الإداري للمكتب مع ضمان تجربة استقبالية ترحيبية وفعالة للزوار والموظفين. تتضمن هذه الوظيفة مزيجًا من المهام الإدارية وخدمة العملاء، مما يتطلب مهارات قوية في تعدد المهام.

المسؤوليات

1. أن تكون نقطة الاتصال الأولى للعملاء والموظفين والزوار

2. إدارة منطقة الاستقبال، مع ضمان أن تكون نظيفة ومنظمة وترحيبية.

3. الرد على المكالمات الهاتفية، توجيه الاستفسارات إلى الأقسام المناسبة، وتدوين الرسائل عند الحاجة.

4. استلام وفرز البريد والتسليمات

5. المساعدة في العمليات اليومية للمكتب وضمان سير العمل بسلاسة في بيئة المكتب.

6. تنسيق وجدولة المواعيد والاجتماعات والمؤتمرات للموظفين.

7. التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة، والمراسلات، والمهام الإدارية الأخرى.

8. تنظيم وصيانة ملفات المكتب والسجلات والوثائق.

9. إعداد ومعالجة لوازم المكتب، والمخزون، وأوامر الشراء.

10. حضور اجتماعات اللجان وإعداد المحاضر.

المؤهلات

1. خبرة مثبتة في دور إداري أو استقبال.

2. مهارات اتصال ممتازة (كتابية وشفوية).

3. قدرات تنظيمية قوية ومهارات تعدد المهام.

4. إتقان مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint).

5. موقف ودود ومهني.

6. القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة.

7. القدرة على العمل بشكل مستقل وكذلك كجزء من فريق.

المهارات المرغوبة

مهارات بين شخصية قوية
القدرة على إدارة مهام متعددة
قادرة على التعامل مع مجموعة متنوعة من المهام في وقت واحد
القدرة على التكيف مع بيئات العمل المتغيرة والمهام حسب الحاجة
إتقان مجموعة Microsoft Office

مسؤول مساعد نائب الرئيس موظف الاستقبال Cromwell UK International Education

مسؤول مساعد نائب الرئيس موظف الاستقبال
Cromwell UK International Education