مساعد إداري EEMEA

Edwards Lifesciences

كيف ستحدث تأثيرًا:

• تخطيط وتنفيذ الاجتماعات والفعاليات مع بعض الإشراف (15%)

• استخدام جميع التطبيقات الحاسوبية ذات الصلة لدعم إنشاء المراسلات والعروض التقديمية، تتبع ورسم بيانات المقاييس، أداء إدخال بيانات دقيق، وتوليد تقارير تدعم عمليات القسم، المبادرات التنظيمية، أو الإدارة على مستوى التنفيذي. (15%)

• المساعدة في المشاريع/المهام الإدارية شبه الروتينية وغير الروتينية. (15%)

• ضمان إعداد المعلومات، الوثائق، واللوجستيات للقسم المعين، مجموعة تنظيمية كبيرة، أو الإدارة على مستوى التنفيذي (10%)

• أداء الأنشطة الإدارية العامة بما في ذلك فرز وتوجيه المكالمات الهاتفية، الأرشفة وكذلك كتابة وكتابة المراسلات العامة تحت إشراف محدود (10%)

• مساعدة موظفي الشركة فيما يتعلق بمختلف المهام الإدارية بما في ذلك (10%):

  - ترتيبات السفر مثل: الرحلات، تأجير السيارات، حجز الإقامة

  - معالجة وإعداد نفقات السفر

  - تخصيص/إنهاء العروض التقديمية للأعمال

  - إعداد محاضر الاجتماعات

• إدارة الجدول الزمني والتقويم للإدارة مع التركيز على الدقة والتفاصيل، بما في ذلك إبقاء التنفيذي على اطلاع بتغييرات التقويم وطلبات التغيير (5%)

• جدولة السفر المحلي والدولي وفقًا للسياسات والإجراءات الحالية، لتحسين استخدام وقت التنفيذي وجداولهم (5%)

• التعاون ودعم الفعاليات الشركات الكبرى (مثل المؤتمرات، بناء الفرق، مع مشرف المكتب) (5%)

• توفير دعم إدارة الفعاليات لقسم الموارد البشرية (مثل الفعاليات الاجتماعية، المناسبات الخيرية، مبادرات التطوع) (5%)

• التواصل عبر الهاتف وفي الشخص، وإقامة والحفاظ على العلاقات مع الموردين الخارجيين ذات الصلة بالفعاليات مثل الفنادق، المطاعم، وكالات الفعاليات، مزودي الترفيه والأطراف المشاركة الأخرى (5%)

ما ستحتاجه:

6+ سنوات من الخبرة ذات الصلة، بما في ذلك التعرض لأصحاب المصلحة على مستوى التنفيذي.

إجادة قوية للغة الإنجليزية، كتابةً وتحدثًا.

مهارات تواصل وتفاعل شخصية قوية

كفاءة متقدمة في مجموعة Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint.

مهارات تنظيمية ممتازة مع القدرة على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بشكل فعال.

يفضل وجود خبرة سابقة في تنسيق أو دعم الفعاليات.

متعلم سريع مع القدرة على التكيف مع المعلومات الجديدة في مجالات جديدة (مثال مصطلحات وأتعريفات القلب).

إكمال المهام بطرق مبتكرة وفعالة

القدرة على إدارة المعلومات السرية الداخلية والخارجية بأقصى قدر من التقدير

العمل بشكل مستقل ضمن الإجراءات والممارسات المعمول بها

القدرة على العمل في بيئة عمل سريعة الوتيرة وديناميكية

اهتمام صارم بالتفاصيل

القدرة على التفاعل بشكل مهني مع جميع مستويات المنظمة

موقف استباقي، موقف متحمس، مدفوع، يمكن القيام به بدلاً من الانتظار حتى تحدث الأشياء

منظم للغاية، دقيق، متسق ومكرس لأداء تجربة العملاء الداخلية/الخارجية

يعمل بشكل جيد تحت الضغط

ما نبحث عنه أيضًا:

الالتزام بجميع قواعد ومتطلبات الشركة (مثل بروتوكولات الوباء، قواعد الصحة والسلامة البيئية) واتخاذ تدابير تحكم مناسبة لمنع الإصابات لنفسهم وللآخرين وكذلك لحماية البيئة ومنع التلوث تحت نطاق نفوذهم/سيطرتهم