مساعد إداري (PHONE_NUMBER)

Client of Talentmate

بصفتك مساعد إداري، تلعب دورًا محوريًا في ضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة في المكتب. يتطلب المنصب مستوى عالٍ من مهارات التنظيم، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على القيام بمهام متعددة بفعالية. ستكون مسؤولاً عن دعم مختلف الإدارات والتنفيذيين بمجموعة واسعة من المهام الإدارية. قد تشمل واجباتك إدارة المراسلات، وتنسيق الاجتماعات، والتعامل مع إدخال البيانات، وصيانة السجلات، من بين أمور أخرى. ستساهم قدرتك على التواصل بشكل مختصر، والتعامل مع المعلومات السرية بنزاهة، والحفاظ على سلوك مهني في بيئات سريعة الوتيرة في النجاح العام للمنظمة. كعمود فقري للمكتب، فإن دورك حاسم في تسهيل العمليات اليومية للشركة والمساعدة في خلق بيئة عمل منظمة ومنتجة.

• تنسيق وجدولة الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر للتنفيذيين والموظفين.
• إعداد وتحرير المراسلات، والاتصالات، والعروض التقديمية، والمستندات الأخرى.
• الحفاظ على نظام حفظ الملفات في المكتب، سواء الإلكترونية أو الورقية، بدقة عالية.
• التعامل مع المكالمات الواردة وضمان التواصل السريع والمهني في جميع الأوقات.
• إدارة وتنظيم مخزون لوازم المكتب وتقديم الطلبات حسب الحاجة.
• المساعدة في إعداد التقارير، وجداول البيانات، والعروض التقديمية لمختلف الإدارات.
• العمل كحلقة وصل بين الإدارات الداخلية والجهات الخارجية لتسهيل التواصل السلس.
• دعم وظائف الموارد البشرية مثل التوظيف وإجراءات الانضمام للموظفين الجدد.
• إجراء مهام المحاسبة الأساسية والإشراف على التعامل مع النقد الصغير وإعداد التقارير.
• المساعدة في تنظيم فعاليات الشركة، والاجتماعات، والمؤتمرات حسب الحاجة.
• ضمان التزام عمليات المكتب بالمتطلبات القانونية والتشغيلية ذات الصلة.
• تقديم الدعم الإداري للإدارة العليا والمشاركة في مهام دعم المشاريع.

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ تفضيل مؤهلات إضافية.
• خبرة مثبتة كمساعد إداري أو في دور ذي صلة.
• إجادة مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• مهارات اتصال كتابية وشفوية قوية ضرورية للنجاح.
• مهارات تنظيم استثنائية والقدرة على القيام بمهام متعددة بفعالية تحت الضغط.
• إلمام بتكنولوجيا ومعدات المكتب مثل الطابعات وآلات الفاكس.
• القدرة على الحفاظ على السرية وممارسة discretion في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• الخبرة في برامج إدارة المكتب مثل أدوات ERP تعتبر ميزة.
• مهارات حل المشكلات القوية وموقف استباقي تجاه المهام الجديدة.
• إظهار القدرة على العمل بشكل تعاوني في بيئة قائمة على الفريق.