مساعد إداري

Talentmate

كموظف إداري مساعد، تلعب دورًا حيويًا في ضمان سير العمليات اليومية بسلاسة ضمن بيئة المكتب. ستكون مسؤولاً عن دعم المديرين والموظفين وزوار المكتب من خلال التعامل مع مجموعة متنوعة من المهام لضمان أن جميع التفاعلات بين المنظمة والآخرين إيجابية ومنتجة. قدرتك على إدارة الأولويات المتنافسة بهدوء واحترافية أمر ضروري. مهارات تعدد المهام وإدارة الضغوط ضرورية لهذه الوظيفة، والمرشح المثالي سيكون قادرًا على العمل بشكل مستقل. ستكون عاملًا رئيسيًا في الحفاظ على وظيفة المكتب النظامية وكفاءته.

المسؤوليات

• الإجابة وتوجيه المكالمات الهاتفية، ورسائل البريد الإلكتروني، والاتصالات الأخرى التي يتلقاها المكتب.
• تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات بكفاءة واهتمام بالتفاصيل.
• الحفاظ على قوائم الاتصال وتحديث الأدلة عند حدوث تغييرات داخل المنظمة.
• إنتاج وتوزيع المراسلات والمذكرات، والرسائل، والفكسات، والنماذج حسب الحاجة.
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية المجدولة بانتظام للمراجعة.
• تطوير والمحافظة على نظام أرشفة لضمان استرجاع المعلومات بسهولة.
• طلب المستلزمات المكتبية والبحث عن صفقات جديدة وموردين لشراء بتكلفة فعالة.
• حجز ترتيبات السفر وتنسيق الجداول الزمنية للموظفين الإداريين والعملاء.
• تقديم الدعم العام للزوار وإدارة الوصول إلى مباني المكتب بشكل آمن.
• التنسيق مع المساعدين التنفيذيين وكبار المساعدين الإداريين للتعامل مع الطلبات والاستفسارات.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بطريقة سرية مع الحفاظ على معايير المنظمة.
• تقديم الدعم الإداري في جميع أنحاء المكتب كلما لزم الأمر لتعزيز الكفاءة.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كموظف إداري مساعد، مساعد افتراضي، أو في دور مشابه.
• معرفة بأنظمة إدارة المكتب، والإجراءات، وإجادة في مجموعة MS Office.
• خبرة في الجدولة، والتعامل مع المراسلات، واستخدام معدات المكتب بكفاءة.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة للتفاعل المهني الفعال.
• مهارات تنظيم قوية مع القدرة على تحديد الأولويات وإدارة مهام متعددة بكفاءة.
• اهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات لضمان جودة عالية من مخرجات العمل.
• شهادة الثانوية العامة مطلوبة؛ المؤهلات الإضافية كموظف إداري مساعد ميزة.