مساعد إداري

The British University In Egypt

مسؤوليات الوظيفة

• إدارة الجداول الزمنية، جدولة المواعيد والاجتماعات والفعاليات.
• فرز والرد على المكالمات الواردة، والبريد الإلكتروني، والمراسلات نيابة عن المدير المباشر.
• إعداد وإدارة الوثائق الرسمية، والتقارير، والعروض التقديمية، وغيرها من المواد كما هو مطلوب.
• الحفاظ على سرية المعلومات.
• تنسيق وترتيب الاجتماعات، بما في ذلك إعداد الأجندات، ومحاضر الاجتماعات، وإجراءات المتابعة.
• تنظيم الاجتماعات الافتراضية والشخصية، مع ضمان توفر جميع التكنولوجيا والموارد المطلوبة.
• بناء والحفاظ على علاقات عمل فعالة مع الموظفين الداخليين، والمساهمين الخارجيين، والشركاء الأكاديميين.
• الحفاظ على نظام ملفات منظم للسجلات الإلكترونية والورقية.
• التعامل مع المشتريات وإدارة الموارد لمكتب المدير المباشر.
• ضمان سلاسة العمليات اليومية للمكتب، بما في ذلك إدارة المستلزمات والمعدات المكتبية.
• المساعدة في التخطيط وتنفيذ الفعاليات والمبادرات والمشاريع تحت قيادة المدير المباشر.
• مراقبة تقدم المشاريع المعينة، وتقديم التحديثات والتقارير حسب الحاجة.
• القيام بمهام متنوعة كما هو موكل من قبل المدير المباشر.

متطلبات الوظيفة

المؤهلات التعليمية

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة.
• شهادة في إدارة المكاتب تعتبر ميزة.

الخبرة

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في الأدوار الإدارية أو كمساعدين.
• تعتبر الخبرة السابقة في بيئة أكاديمية أو تعليم عالٍ مرغوبة للغاية.

المهارات التقنية

• إجادة مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• الإلمام ببرامج الجدولة ومنصات الاجتماعات الافتراضية (مثل Zoom، Teams).
• مستوى عالٍ من الانتباه للتفاصيل ومهارات حل المشكلات.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتحت الضغط.

الكفاءات

• مهارات العلاقات الشخصية
• التعاون
• النزاهة والمساءلة
• التركيز على النتائج