مساعد إداري

Retal Urban Development Company

المهام والمسؤوليات الأساسية:

• أداء المهام الإدارية مثل الأرشفة، الكتابة، النسخ، الربط، المسح الضوئي، إلخ.
• تنظيم ترتيبات السفر للمديرين الكبار.
• كتابة الرسائل والبريد الإلكتروني نيابة عن موظفي المكتب الآخرين.
• حجز المكالمات الجماعية، الغرف، سيارات الأجرة، خدمات النقل، الفنادق، إلخ.
• معالجة أوراق النفقات والفواتير.
• تحضير العروض التقديمية والتقارير العادية وغير العادية.
• تغطية مكتب الاستقبال عند الحاجة.
• تقديم المعلومات للزملاء الداخليين أو المستفسرين الخارجيين.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بطريقة سرية.
• تدوين محاضر الاجتماعات بدقة.
• تنسيق إجراءات المكتب.
• الرد على الاستفسارات عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف أو الوجه لوجه.
• تطوير وتحديث الأنظمة الإدارية لجعلها أكثر كفاءة.
• حل المشاكل الإدارية.
• استلام وفرز وتوزيع البريد.
• الرد على المكالمات الهاتفية وتمريرها.
• إدارة مواعيد الموظفين.
• الإشراف ومراقبة عمل الموظفين المبتدئين.
• الحفاظ على سجلات عطلات الموظفين محدثة.
• تنسيق الإصلاحات لمعدات المكتب.
• ترحيب ومساعدة الزوار إلى المكتب.
• نسخ وطباعة الوثائق نيابة عن زملاء آخرين.
• التعامل مع أي مهمة يكلف بها المدير المباشر.
• القيام بأي واجبات أخرى حسب الحاجة.
• تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد.
• تطوير وتحديث الأنظمة الإدارية لجعلها أكثر كفاءة.

المهارات:

• إجراءات إدارة المكتب.
• متقدم في الكمبيوتر
• العمل الجماعي
• التواصل
• القدرة على العمل تحت الضغط
• المرونة والتكيف
• مهارات تقديم ممتازة.
• ممتاز في العربية/الإنجليزية (م spoken and written)