مساعد إداري

Confidential Company

الغرض من الدور: تقديم الدعم الإداري والتشغيلي والفني وموارد بشرية عبر الإمارات العربية المتحدة وقطر والكويت والمملكة العربية السعودية. التعامل مع عمليات المكتب، وصيانة النظام، والتنسيق مع الفرق، والموردين، والعملاء، وضمان سير العمل اليومي بسلاسة. المسؤوليات الرئيسية: • الرد على المكالمات، إدارة الاستقبال، الزوار، الاجتماعات، والتقويمات • المهام الإدارية العامة: الأرشفة، المسح الضوئي، الكتابة، النسخ، التحكم في الوثائق • عملية POF (الإمارات العربية المتحدة، قطر، الكويت والمملكة العربية السعودية) • الحفاظ على تتبع الوقت (TT)، عقود عملاء زوهو و Zoho WorkDrive • فواتير العملاء، أوامر التسليم، متابعة المدفوعات • معالجة الطلبات (POs للموردين، المتابعات) • تنسيق اتفاقيات المورد/الشريك وSQ1 • مراقبة تذاكر زوهو ديسك: التعيين، المتابعة، التصعيد عند الحاجة • مراقبة ورقة الحضور اليومية، التذكيرات، والموافقات • تحميل الحضور اليومي للفريق الفني • مراقبة اجتماعات المبيعات في الموقع • دعم الموارد البشرية: جدولة المقابلات (MS Teams)، إدارة التقويمات (Outlook)، المتابعة مع المرشحين • دعم تنسيق الموارد البشرية مع الأقسام • تنظيم أعياد ميلاد الموظفين وفعاليات وداع (قطر) • إدارة البريد (الوارد/الصادر، التتبع، الفواتير، مستندات الشحن) • إدارة مستلزمات المكتب والمطبخ؛ ضمان النظافة والتنظيم علاقات العمل: • داخلي: التنسيق مع الفرق الإقليمية عبر وظائف متنوعة • خارجي: الموردون، والموردون، ومقدمو الخدمة، والزوار المتطلبات: