مساعد إداري

Department of Culture and Tourism Abu Dhabi (DCT Abu Dhabi)

الغرض من الدور:

تقديم الدعم الإداري اليومي لمدير تطوير الأعمال في A.D. Gaming والمستشار لضمان تنفيذ سلس لجميع الأنشطة اليومية. تقديم الدعم الإداري واللوجستي، والمتابعة على التقارير ذات الصلة، وإدارة المهام الإدارية بفعالية، وإدارة الجداول الزمنية والمستندات المكتبية، ومهام أخرى تتعلق بتسهيل المكون الإداري لمدير تطوير الأعمال في A.D. Gaming والمستشارين.

المسؤوليات الرئيسية:

الدعم الإداري

• ضمان التنفيذ السلس والفعال لجميع الأنشطة اليومية والمهام الخاصة بمدير تطوير الأعمال في A.D. Gaming والمستشار من خلال إدارة الوقت والمهام بفعالية، وتنسيق الاجتماعات، والمتابعة على المهام غير المكتملة ومحاذاة النتائج الرئيسية


• تقديم الدعم الإداري واللوجستي من خلال الطلب بشكل استباقي وتصنيف الأوراق الرقمية والمادية


• المتابعة باستمرار على التقارير ذات الصلة والمشاريع في الأفق


• إدارة مجموعة متنوعة من المهام الإدارية (مثل: المراسلات، الجداول، اللوجستيات،) بشكل فعال من أجل توفير جدول زمني سلس وتعزيز كفاءة العمل في المكتب


• إدارة الجداول وتنظيم الاجتماعات وفقًا لطلبات مدير تطوير الأعمال في A.D. Gaming والمستشار والمتابعة بشكل استباقي على إعادة الجدولة وغيرها من المخالفات الطفيفة


• المساعدة في تنسيق الاتصالات وبالتالي تنمية العلاقة مع الجهات الحكومية، والمعنيين، والوفود، والزوار من خلال ترتيب الاجتماعات وتنظيم الرحلات والأحداث التجارية


• إدارة المستندات والسجلات المكتبية بطريقة منهجية وضمان تخزين جميع المستندات بشكل آمن ومحمية.


• صياغة الرسائل والمراسلات الرسمية حسب توجيهات مدير تطوير الأعمال في A.D. Gaming والمستشار


• استقبال الزوار Directors، وإبلاغ Directors وضمان تقديم الاهتمام والضيافة المطلوبة للزوار

النشاط المشترك:

• تنفيذ أي مهام ومسؤوليات أخرى تتعلق بالدور بناءً على طلب المدير المباشر


• اتباع جميع السياسات والإجراءات والمعايير التشغيلية القياسية والتعليمات ذات الصلة بحيث يتم تنفيذ العمل بطريقة منظمة ومتسقة.


• إظهار الالتزام بقيم وأخلاقيات المنظمة في جميع الأوقات لدعم إنشاء ثقافة قائمة على القيم داخل المنظمة


• المساهمة في تحديد الفرص للتحسين المستمر واستدامة الأنظمة والعمليات والممارسات مع مراعاة المعايير العالمية، وتحسين الإنتاجية وتقليل التكاليف


• الامتثال لجميع إرشادات وإجراءات EHS ذات الصلة، من خلال الإبلاغ عن الحوادث والمخاطر في الوقت المناسب، وتقليل استهلاك الموارد الطبيعية لدعم حماية البيئة وضمان بيئة عمل صحية وآمنة.

المؤهلات والخبرة:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.


• 0-2 سنوات من الخبرة في إدارة الأعمال أو أي دور مشابه

المهارات:

• إتقان اللغة الإنجليزية بشكل كامل في التحدث والكتابة.


• مهارة في MS Office (PowerPoint و Word و Excel).


• إجادة في النمذجة المالية مع مهارات كمية قوية.


• مهارات تحليلية قوية مع القدرة على تفسير البيانات المالية المعقدة


• مستوى عالٍ من الكفاءة في تطبيقات البرمجيات ذات الصلة.


• القدرة على الاندماج بسرعة مع أدوات البرمجيات التجارية الموجودة ومعرفة البرمجيات الصناعية الأخرى ذات الصلة


• مهارات قوية في حل المشكلات والتفكير النقدي.


• مهارات قوية في التواصل والتفاعل مع الآخرين للتعاون بفعالية مع المعنيين الداخليين والخارجيين وأعضاء الفريق المتعدد الوظائف.


• مدفوع ذاتيًا مع قدرة مثبتة على إكمال العمل في الوقت المحدد.


• تقديم واضح وجذاب خلال العرض التقديمي.


• معرفة عميقة باللوائح المالية والامتثال في الإمارات العربية المتحدة.