مساعد إداري Terrafirma Solutions

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة التنسيق والإدارة اليومية للمعرض (المستندات، التسليمات، الإمدادات، الجدولة).
• الحفاظ على دقة المخزون في Lightspeed وXero وWooCommerce، والتأكد من تسجيل جميع الساعات والتسليمات والخدمات بشكل صحيح.
• إدارة التواصل مع الموردين وشركاء الخدمة، والمتابعة بشأن الفواتير والعروض الزمنية للإصلاحات.
• دعم العمليات المالية: مطابقة الإيصالات، تسجيل المدفوعات، إعداد تقارير النفقات، والمساعدة في التسويات.
• إعداد وتنظيم الأوراق الخاصة بالعملاء (فواتير المبيعات، بطاقات الضمان، اتفاقيات التسليم).
• تنسيق شحنات البريد السريع وتتبع التسليمات المحلية والدولية.
• تقديم الدعم التشغيلي لجلسات تصوير المحتوى (تنظيم الساعات، تتبع الداخل والخارج).
• الحفاظ على تحديث نظام إدارة علاقات العملاء لدينا (HubSpot) — وضمان تسجيل جميع بيانات العملاء، وتاريخ الشراء، والمهام، والتفاعلات بعد البيع بدقة.
• المساعدة في المتابعات مع العملاء، وتذكيرات الخدمة، ونقاط اللمس الشخصية باستخدام رؤى CRM.
• الحفاظ على نظم الملفات الرقمية (Google Drive، HubSpot CRM) محدثة ومنظمة جيدًا.
• دعم اتصالات المعرض وخدمة العملاء عند الحاجة.

المهارات والمؤهلات

• 1–3 سنوات من الخبرة في الإدارة أو العمليات أو دعم CRM (تجربة في مجال الرفاهية أو الضيافة هي ميزة).
• مهارات اتصال وتنظيم ممتازة.
• اهتمام قوي بالتفاصيل، والموثوقية، والقدرة على تعدد المهام.
• خبرة في أنظمة CRM (يفضل HubSpot أو ما شابه).
• الراحة في العمل مع منصات التكنولوجيا (Lightspeed، Xero، WooCommerce، Google Drive).
• موقف إيجابي واستباقي والقدرة على الازدهار في بيئة الشركات الناشئة.
• التحفظ عند التعامل مع منتجات عالية القيمة ومعلومات العملاء.