مساعد إداري Marriott International

ملخص الوظيفة

يدعم المدير العام وفريقه من خلال المساعدة في المسؤوليات الإدارية. تشمل الواجبات تنظيم وتكوين وتوزيع المراسلات لكل من الموظفين والضيوف، الاستجابة الأولية والمتابعة للاستفسارات وجمع وتتبع معلومات حل المشكلات.

ملف المرشح

التعليم والخبرة

شهادة الثانوية العامة أو GED؛ سنة واحدة من الخبرة في المساعدة الإدارية أو الخدمات الكتابية أو مجال مهني ذي صلة.

أو

درجة لمدة عامين من جامعة معتمدة في الدراسات السكرتارية، إدارة الأعمال، إدارة الفنادق والمطاعم، أو تخصص ذي صلة؛ لا تتطلب خبرة عملية.

أنشطة العمل الأساسية

تقديم الدعم في الوثائق والتقارير

يساعد المديرين في إعداد تقارير وعروض تقديمية متنوعة.

يحضر، يكتب ويوزع محاضر الاجتماعات، ويشارك في اجتماعات الموظفين، واجتماعات اللجنة التنفيذية واجتماعات القسم حسب الحاجة.

يقوم بإنشاء ملفات جديدة، ويحافظ على الملفات الحالية.

يحافظ على ملفات الهدايا/التبرعات ويساعد في إجراء الحجوزات.

يقدم الدعم الإداري للمديرين والقسم.

دعم المراسلات

يكتب وينتج ويوقع المراسلات في الأمور الروتينية.

ينتج ويوزع المراسلات حسب الحاجة.

يجيب على هواتف القسم.

يعمل كموظف استقبال للمدير وعند الضرورة، لأعضاء القسم الآخرين، ويقدم المساعدة للمتصلين حسب الحاجة.

يقوم بفرز وتوزيع البريد.

تقديم خدمة عملاء استثنائية

تقديم خدمات تتجاوز التوقعات لرضا العملاء والاحتفاظ بهم.

يضمن الجودة والمعايير ويلبي توقعات العملاء بشكل يومي.

يحضر الاجتماعات ويتواصل مع التنفيذيين والزملاء في محاولة لتحسين جودة الخدمة.

مسؤوليات إضافية

يضمن التعامل مع طلبات المرافق الخاصة بـ VIP من المدير العام أو DOPS في الوقت المناسب.

يوقع للمديرين والإفراج، بتصريح محدد.

يتواصل حول أهمية إجراءات السلامة، موضحًا رموز الإجراءات، ويضمن فهم الموظفين لرموز السلامة، ورصد العمليات والإجراءات المتعلقة بالسلامة.

يحضر الاجتماعات للتخطيط والتنظيم وتحديد الأولويات وتنسيق وإدارة الأنشطة.

يعمل مع الآخرين لجمع المعلومات اللازمة لإدارة المشاريع، تحقيق الأهداف، وحل المشكلات.

يُبلغ و/أو يُحدث التنفيذيين والزملاء بالمعلومات ذات الصلة في الوقت المناسب.