مساعد إداري

Paxeramed Corp

المسؤوليات الرئيسية:

• الإشراف على العمليات اليومية للمكتب، وضمان بيئة عمل منظمة ومحترفة.

• توفير دعم إداري شامل، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية، والمراسلات، وإعداد الوثائق.

• تنظيم وصيانة السجلات، وقواعد البيانات، وأنظمة الملفات.

• الإشراف على لوازم المكتب والمعدات، وضمان توفرها وصيانتها وعملها بكفاءة.

• إدارة علاقات الموردين المتعلقة بإدارة المكتب والخدمات.

• قيادة أنشطة الشراء، بما في ذلك البحث عن الموردين، وأوامر الشراء، وإدارة العقود، وتتبع الميزانية.
  حضور الاجتماعات، وإعداد الجداول، وتدوين محاضر دقيقة، وضمان المتابعة في الوقت المناسب على عناصر العمل.

• جدولة وتنظيم وتسهيل الاجتماعات وورش العمل الداخلية والخارجية.

• ترتيب السفر التجاري والإقامة للموظفين عند الحاجة.

• المساعدة في تخطيط وتنفيذ المشاريع، ومراقبة التقدم، وإعداد التقارير للإدارة.

• دعم عملية إدماج وتوجيه أعضاء الفريق الجدد، وضمان التكامل السلس.

• معالجة تقارير النفقات، والفواتير، وغيرها من الوثائق المالية.

المؤهلات:

• 3-5 سنوات من الخبرة المتقدمة في إدارة المكاتب أو الإدارة أو الشراء، ويفضل في بيئة تقنية أو قائمة على المشاريع.

• إجادة Salesforce (مطلوب).

• مهارات قوية في القيادة والتنظيم وإدارة الوقت.

• مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغة الإنجليزية.

• إجادة مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) وغيرها من الأدوات ذات الصلة.

• قدرة مثبتة على تسجيل وتوزيع محاضر الاجتماعات بدقة والمتابعة على نقاط العمل.

• مستوى عالٍ من التقدير والاحترافية والقدرة على التكيف في بيئة سريعة الخطى.