مساعد إداري

The Bel Group

الغرض من الوظيفة:

• يضمن المساعد الإداري التشغيل السلس والفعال لمكتب مدير المصنع من خلال التعامل مع المهام الإدارية والسكرتارية، وتنسيق السفر واللوجستيات، وإدارة مستلزمات المكتب والخدمات. تدعم هذه الوظيفة فريق القيادة من خلال التقارير، وتنظيم الاجتماعات، والمراسلات، بينما تساهم أيضًا في تحسين التكاليف والامتثال لمعايير السلامة والبيئة.

المسؤوليات الرئيسية:

• تنفيذ جميع الأنشطة الإدارية والسكرتارية المتعلقة بمدير المصنع وفريق القيادة؛ إدارة مرافق المكتب لضمان التشغيل الفعال والسلس.
• إدارة لوجستيات رحلات عمل موظفي المصنع والمكتب والضيوف من خلال وضع سياسات وإجراءات السفر التي تشمل، ولكن لا تقتصر على، تذاكر الطيران، تأشيرات الدخول، حجوزات الفنادق المحلية، حجوزات الفنادق الدولية، إلخ. لضمان العمليات السلسة وتحسين تكلفة السفر.
• رئاسة مستلزمات المكتب (قرطاسية، خدمات تقديم الطعام، منظفات، إلخ) وفقًا لسياسة الشركة لضمان توفر جميع العناصر بشكل مناسب في الوقت المناسب. تحسين التكاليف العامة المتعلقة بمستلزمات المكتب، القرطاسية، المرافق، إلخ. من خلال تحديد مجالات التوفير ووضع خطط التحكم، والتدقيق، وإجراءات التصحيح/توفير التكاليف.
• ضمان تقديم مستوى خدمة مقبول من الضيافة وخدمات التنظيف لغرف الاجتماعات في المبنى الإداري الرئيسي وضمان فعالية الأدوات (أدوات العرض، غرفة الفيديو كونفرنس، المكالمات الجماعية، إلخ) ومتابعة عن كثب مع موظفي المكتب، المندوب والسائق بشكل يومي.
• تقديم أبرز النقاط اليومية حول أداء العمليات، قائمة مراجعة إجراءات الاجتماع الأسبوعي، تقرير MCM الشهري عن كل من العمليات والمالية. جمع بيانات مؤشرات الأداء الرئيسية لجميع الأقسام الصناعية للتوحيد والاستخدام خلال تقارير الفلاش اليومية، مراجعة الإدارة الأسبوعية، النقاط البارزة الشهرية، مراجعة نتائج الإغلاق الشهرية، واجتماعات العمل.
• دعم المدير الصناعي وفريق القيادة لتنظيم وتخطيط عطلاتهم، ومهامهم، وأجندات سفرهم. تفويض وتوزيع العمل على المديرين خلال غياب المدير الصناعي. أيضًا، إدارة نظام الأرشفة المتعلق بالمراسلات الواردة والصادرة.
• تنسيق ومتابعة تدقيقات السلامة والبيئة وتصحيح عدم المطابقات، التأكد من الوصول إلى المرحلة القياسية التي تحافظ على مستوى جيد من الأداء.