مساعد اداري-موظف استقبال

Confidential Company

الغرض من الوظيفة - ملخص

• نحن نبحث عن موظف استقبال ودود ومحترف للانضمام إلى فريقنا. سيكون المرشح المثالي هو نقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء والموظفين، مما يخلق جوًا مرحبًا وفعالًا. سيتولى موظف الاستقبال مجموعة متنوعة من المهام الإدارية ويساهم في سير العمل السلس لمكتبنا.
• استقبال وزيارة الزوار والعملاء والموظفين بطريقة دافئة ومهذبة.
• الإجابة وتحويل المكالمات الواردة إلى الأقسام أو الأفراد المناسبين.
• الحفاظ على منطقة استقبال نظيفة ومنظمة، مما يضمن جوًا مهنيًا وجذابًا.
• إدارة البريد الوارد والصادر، والطرود، والتسليمات.
• المساعدة في جدولة وتنظيم الاجتماعات والمواعيد.
• تقديم الدعم الإداري العام، بما في ذلك النسخ، والمسح الضوئي، وإدخال البيانات.
• إدارة مستلزمات المكتب والحفاظ على مستويات المخزون.
• التعامل مع الاستفسارات وتقديم معلومات دقيقة حول منتجات/خدمات الشركة.
• التنسيق مع الأقسام الأخرى لضمان التواصل السلس وسير العمل.
• المساعدة في تخطيط وتنفيذ أحداث أو اجتماعات الشركة.
• الالتزام ببروتوكولات الأمن من خلال مراقبة ومنح الوصول إلى المباني.

رضا العملاء

• دعم الإدارة لتبسيط اتصالات المكتب من خلال استقبال الزوار، وترتيب المكالمات الجماعية، وجدولة الاجتماعات.
• إدارة جميع الشكاوى الواردة من الموظفين والموردين والعملاء والمستأجرين، … التعامل معها وإحالة الحالات إلى المدير المباشر أو القسم المعني.
• تعزيز العلاقة مع جميع أعضاء الفريق والعملاء من خلال تحقيق معدل رضا مرتفع ومستدام.

أداء العمليات التجارية الداخلية

• إدارة ملفات العملاء من خلال تنظيمها والحفاظ على السجلات بطريقة منهجية وفقًا للإجراءات والممارسات القياسية لضمان سهولة الوصول.
• المساهمة في إجراء تحليل النفقات المتعلقة بالمنظمة.
• المشاركة في بناء ثقافة الامتثال والوعي بالمسؤوليات من خلال إلهام إطار عمل للعمليات القياسية.
• اقتراح تحسينات بشأن الأنظمة المستخدمة وغيرها من التطبيقات التي ستعزز كفاءة العمليات التشغيلية.

أداء التعلم والنمو

• اقتراح تغييرات مبتكرة للتوسع والنمو من خلال مبادرات وبرامج تحويل استباقية.
• مراقبة بانتظام وتقديم ملاحظات إيجابية بشأن إنجازاته الخاصة وتقديم رؤى لتحسين أدائه الخاص.