مساعد المسؤول

Starlinks Global

المسؤوليات الرئيسية للوظيفة

• الحفاظ على تنظيم سجلات الشركة والعقود والمستندات الإدارية.
• ضمان الأرشفة والتخزين الصحيح للمستندات المادية والرقمية.
• التعامل مع المعلومات السرية بحذر واحترافية.

2. واجهة المكتب وإدارة الزوار

• إدارة عمليات الاستقبال، لضمان بيئة احترافية ومرحبة.
• تحية ومساعدة الزوار، وتوجيههم إلى القسم أو الشخص المناسب.
• التعامل مع المكالمات الواردة والبريد الإلكتروني والاستفسارات الإدارية بشكل احترافي.
• تنسيق حجز غرف الاجتماعات والحفاظ على معايير استقبال المكتب.

3. تنسيق السفر واللوجستيات

• المساعدة في ترتيب حجوزات السفر، والإقامة، ووسائل النقل للموظفين.
• تنسيق معالجة التأشيرات والوثائق المتعلقة بالسفر حسب الحاجة.
• ضمان الامتثال لسياسات الشركة المتعلقة بالسفر وقيود الميزانية.

4. إدارة المشتريات واحتياجات المكتب

• إدارة مخزون مستلزمات المكتب، وضمان التوريد في الوقت المناسب وتوفر المخزون.
• معالجة طلبات الشراء للمواد المكتبية والتنسيق مع الموردين للتسليم.
• ضمان صيانة وتزويد المعدات والمستلزمات المكتبية بشكل صحيح.

5. تنسيق الاجتماعات والفعاليات

• دعم تنسيق الاجتماعات الداخلية والتدريبات والفعاليات المؤسسية.
• إعداد وتوزيع جداول أعمال الاجتماعات، ومحاضر الاجتماعات، والعروض التقديمية.
• التواصل مع الموردين ومقدمي الخدمات لتنظيم الفعاليات الخارجية.

6. الامتثال وسلامة مكان العمل

• ضمان الالتزام بروتوكولات الصحة والسلامة والأمان في مكان العمل.
• المساعدة في تنفيذ ومراقبة تدابير السلامة داخل مرافق المكتب.
• دعم التدقيق الداخلي وفحوصات الامتثال المتعلقة بالإدارة.

7. التقارير والدعم الإداري

• الحفاظ على تحديث السجلات الإدارية، وضمان دقة البيانات وقابليتها للوصول.
• إنشاء تقارير تتعلق بعمليات المكتب، والمشتريات، ونفقات السفر.
• تقديم المساعدة الإدارية العامة للأقسام المختلفة حسب الحاجة.