مدير نائب الرئيس الأمين

Confidential Company

المكتب الأمامي والاستقبال

• استقبال ومساعدة الزوار والعملاء والموردين بشكل احترافي.
• التعامل مع المكالمات الواردة، والبريد الإلكتروني، والرسائل؛ توجيهها إلى الأقسام المعنية.
• الحفاظ على منطقة استقبال نظيفة ومنظمة وقابلة للتقديم.
• إدارة دفاتر الزوار وإصدار تصاريح الزوار.

الدعم الإداري

• إعداد وصيانة الوثائق المكتبية والتقارير والمراسلات.
• إدارة مخزون اللوازم المكتبية والتنسيق مع الموردين للشراء.
• التعامل مع العمليات اليومية للمكتب والتنسيق مع الأقسام المختلفة.
• تنظيم وصيانة أنظمة الملفات (المادية والرقمية).
• المساعدة في إعداد الفواتير وطلبات الشراء ومهام إدخال البيانات الأساسية.
• دعم الموارد البشرية بمستندات التوظيف وسجلات الحضور والمهام الإدارية عند الحاجة.

المسؤوليات السكرتارية

• جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وإدارة التقويم للمديرين.
• صياغة الرسائل والمذكرات والبريد الإلكتروني الرسمي حسب التعليمات.
• تنسيق حجوزات السفر، والإقامة، ولوجستيات الاجتماعات.
• الحفاظ على سرية وثائق الشركة والمعلومات الحساسة.

دعم العملاء والموظفين

• مساعدة الموظفين في الطلبات المتعلقة بالإدارة.
• التنسيق مع الأقسام لضمان سير العمليات بسلاسة