مساعد إداري ومرافق Axios International Consultants

المهام والمسؤوليات

• ترحيب ومساعدة الموظفين الجدد، التعاون وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية الخاصة بالشركة واللوائح المحلية
• تنسيق ودعم المحاسب الخارجي، المدقق، الفريق الداخلي للشركة والمحامي في تقديم وإعداد التدقيقات أو التقارير السنوية/الشهرية.
• توفير مستندات دقيقة وفي الوقت المناسب لدعم قائد فريق الخدمات والدعم ومتابعة جميع المعاملات المالية المتعلقة بالمكتب.
• مساعدة قسم الموارد البشرية في فحص المرشحين وإجراءات الانضمام دعم فريق الموارد البشرية من خلال إجراء الفحوصات الأولية للمرشحين، جدولة المقابلات، والمساعدة في عملية الانضمام للموظفين الجدد.
  
• ضمان تسجيل المعاملات المالية وحفظها ومشاركتها مع فريق المالية في الإمارات العربية المتحدة أسبوعيًا، كل أسبوعين وشهريًا.
• إدارة إيجارات المكتب، التجديدات، الصيانة، النقل، المعدات واللوازم.
• ضمان تغطية جميع المتطلبات القانونية للكيانات مع جميع السلطات المحلية
• التعامل مع البريد، والتسليمات، والسعاة بفعالية.
• الحفاظ على مكتب منظم ومرتب وصديق للموظفين
• تنفيذ استراتيجية لتوفير التكاليف للمصروفات المكتبية
• الإشراف على المهام العامة لإدارة المكتب بما في ذلك الرد على المكالمات وتحويلها، إدارة مستلزمات القرطاسية، الاتصال بالموردين لاحتياجات المكتب، التعامل مع توزيع البريد، وضمان الحفاظ على بيئة المكتب بشكل جيد.
• مراقبة وإدارة مخازن المكتب والمواد بكفاءة.
• مساعدة الفريق الإقليمي للشركة والفرق متعددة الوظائف في المهام الإدارية.
• تنسيق متطلبات موظفي أكسيوس بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر متطلبات تكنولوجيا المعلومات، السفر ومتطلبات القانونية المحلية الأخرى.
• أداء مهام إضافية حسب الحاجة لدعم العمليات المكتبية.
• تنفيذ أي مهمة يطلبها قائد فريق الخدمات والدعم

العلاقات

• يقدم تقاريره إلى قائد فريق الخدمات والدعم ويتعاون مع رؤساء الوظائف، القادة وفريق المالية في الإمارات العربية المتحدة.
• الحفاظ على الاتصال المستمر والمتكرر مع المحاسب الخارجي، المدقق، والمحامي.
• تطوير والحفاظ على علاقات عمل قوية مع جميع أعضاء الفريق.

المهارات الخاصة والمعرفة

• موقف إيجابي واستباقي مع التزام قوي بالدور.
• القدرة على الازدهار في بيئة سريعة الخطى وتحديد أولويات المهام بشكل فعال.
• مهارات تواصل وعلاقات شخصية ممتازة.
• اهتمام بالتفاصيل مع قدرات تنظيمية قوية.
• إجادة في إكسل، باور بوينت، ومجموعة مايكروسوفت أوفيس بالكامل.
  

الكفاءات

• العمل الجماعي والتعاون.
• التنظيم الشخصي وإدارة الوقت.
• الالتزام بالجودة والانتباه للتفاصيل.
• تطبيق المعرفة الوظيفية والتعلم المستمر.
• مهارات فعالة في إدارة المعرفة والمعلومات.