اداري KOYA CHARTERED ACCOUNTANTS

نحن نسعى لتوظيف مساعد إداري منظم للغاية واستباقي للانضمام إلى فريقنا الديناميكي. سيكون المرشح المثالي متمكنًا بشكل قوي في أدوات Microsoft Office مثل Excel وWord وOutlook وTeams، بالإضافة إلى منصات التصميم الإبداعي مثل Canva. تتضمن هذه الوظيفة دعم مهام إدارية متنوعة، بما في ذلك صياغة الوثائق، وإنشاء المقترحات ورسائل المشاركة، وإعداد التقارير، وإدارة البريد الإلكتروني، والمساعدة في واجبات إدارة المكتب. بالإضافة إلى المسؤوليات الإدارية، فإن هذه الوظيفة تعمل أيضًا كنقطة الاتصال الأولى للزوار، حيث تعمل كموظف استقبال، وتراقب حركة الزوار، وتساعد في جدولة وتنسيق الاجتماعات. سيكون المرشح الناجح مساهمًا رئيسيًا في الحفاظ على سير العمليات المكتبية بسلاسة، وضمان الكفاءة، وتوفير الدعم لفرق مختلفة. المسؤوليات الرئيسية: الدعم الإداري: • إنشاء وتصميم مقترحات مهنية، ورسائل مشاركة، وتقارير باستخدام Canva. • صياغة وتدقيق رسائل البريد الإلكتروني، والرسائل، والمراسلات الأخرى. • إعداد وصيانة الوثائق الدقيقة والمحدثة (العقود، والتقارير، والعروض التقديمية، وما إلى ذلك). • المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير في Microsoft Word وExcel وPowerPoint. • التعامل مع المهام العامة للمكتب بما في ذلك الأرشفة، وحفظ السجلات، وإدخال البيانات. • دعم الفريق في جدولة، وإدارة التقويم، وتنسيق الاجتماعات. • الحفاظ على قاعدة بيانات منظمة ومحدثة لسجلات العملاء، والوثائق، وسجلات الموظفين. موظف الاستقبال وإدارة المكتب: • العمل كنقطة الاتصال الأولى للزوار، وتقديم خدمة عملاء ممتازة. • مراقبة حركة الزوار والحفاظ على سجلات الزوار. • الرد على المكالمات الهاتفية، وتصفيتها، وتوجيهها، والرد على رسائل البريد الإلكتروني بطريقة احترافية. • جدولة الاجتماعات، وضمان إعداد غرف الاجتماعات، وإدارة ترتيبات الاجتماعات الافتراضية باستخدام Teams وOutlook. • تسجيل الحضور ومراقبة وجود الموظفين. • القيام بجرد المخزون وتتبع اللوازم والمعدات المكتبية. التعاون في الفريق: • التنسيق مع الأقسام المختلفة لضمان سير العمل بسلاسة في المكتب. • مساعدة أعضاء الفريق في المهام الإدارية لضمان الكفاءة العامة. • الحفاظ على تحديث قواعد البيانات، وجهات الاتصال، والأنظمة الداخلية المختلفة.