موظف اداري

Oman Investment Authority

1. إدارة المكتب

• إدارة العمليات الإدارية اليومية لمكتب 11.
• تنسيق اللوازم المكتبية والمعدات والمواد الاستهلاكية.
• الحفاظ على نظم الملفات المنظمة (المادية والرقمية).
• ضمان سير العمليات الإدارية بكفاءة.

2. إدارة الوثائق

• إدارة مراقبة الوثائق، والملفات، والأرشفة.
• إعداد، وتنسيق، وتدقيق المراسلات، والتقارير، والوثائق.
• الحفاظ على سرية وأمان الوثائق الحساسة.
• دعم استرجاع الوثائق وإدارة السجلات.

3.procurement & inventory

• تنسيق شراء اللوازم المكتبية والمعدات والخدمات.
• إدارة عروض الأسعار من البائعين، وأوامر الشراء، وتتبع التسليم.
• الحفاظ على سجلات المخزون وإعادة طلب اللوازم حسب الحاجة.
• ضمان ممارسات شراء فعالة من حيث التكلفة.

4. دعم الاجتماعات والفعاليات

• تنسيق لوجستيات الاجتماعات بما في ذلك حجز الغرف والمواد والمرطبات.
• إعداد أجندات الاجتماعات، ومحاضر الاجتماع، ووثائق المتابعة.
• دعم الفعاليات الداخلية والخارجية بالتنسيق الإداري.
• إدارة المواعيد والجدولة حسب الحاجة.

5. السفر واللوجستيات

• تنسيق ترتيبات السفر للموظفين (رحلات الطيران، الفنادق، التأشيرات، النقل).
• معالجة طلبات السفر ومطالبات النفقات.
• إدارة اللوجستيات للزوار والوفود.
• الحفاظ على سجلات السفر والوثائق.

6. المراسلات والتواصل

• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة (البريد، والطرود، والبريد الإلكتروني).
• صياغة وإدارة الاتصالات الروتينية.
• الحفاظ على قواعد بيانات الاتصال وقوائم التوزيع.
• دعم مبادرات التواصل الداخلي.

7. دعم إدارة الموارد البشرية

• دعم المهام الإدارية للموارد البشرية بما في ذلك وثائق الانضمام.
• الحفاظ على سجلات وملفات الموظفين.
• تنسيق تتبع الحضور وسجلات الإجازات.
• المساعدة في المراسلات واللوجستيات المتعلقة بالموارد البشرية.

8. الدعم العام

• تقديم الدعم الإداري للقيادة والأقسام حسب الحاجة.
• المساعدة في المشاريع الخاصة والطلبات العارضة.
• دعم متطلبات توثيق الامتثال والتدقيق.
• التنسيق مع الأطراف الخارجية فيما يتعلق بالشؤون الإدارية.