موظف استقبال اداري Landmark International Realty

نحن نبحث عن موظفة استقبال إدارية ذات خبرة بهدف تقديم دعم إداري فعال وشامل للشركة مع استخدام كبير للكياسة والدبلوماسية والتقدير والحكم.

• تعمل تحت إشراف واسع.

• تنفيذ مجموعة متنوعة من مهام الدعم الإداري أو التنفيذي التي تعتبر عالية السرية.

• تنسيق ترتيبات السفر/المواعيد المعقدة؛ استخدام التخطيط المسبق وإدارة الوقت بشكل موسع.

• مراجعة وتصحيح المستندات المعدة لتوقيع المدير.

• استقبال وتصفية المكالمات والزوار الواردة، وتحديد ما هي الأمور ذات الأولوية، وإبلاغ المديرين بذلك. عمل إحالات إلى الموظفين المناسبين أو تقديم المعلومات المطلوبة.

• الحفاظ على جو المكتب نظيفًا ومنظمًا بشكل أساسي في الاستقبال وأيضًا في أجزاء أخرى من المكتب.

• المساعدة في إصدار أوامر الشراء وتنسيق الموردين حسب الحاجة.

• البحث وتجميع واستيعاب وإعداد مستندات حساسة، وإحاطة المدير بشأن المحتوى.

• التواصل حسب الحاجة مع موظفين إداريين آخرين، والمالية، والعمليات، وموظفي الدعم.

• التعامل مع السجلات، بما في ذلك المراسلات، والتقارير المالية المعقدة، ووثائق الموظفين.

• تقديم طلبات تصاريح العمل عبر البريد الإلكتروني أو البوابات الإلكترونية.

• زيادة كفاءة وإنتاجية الإدارة المكتبية من خلال تدفقات العمل الماهرة.

• الحفاظ على الاتصال بالأشخاص في أدوار مماثلة مع شركاء داخليين وخارجيين.

• العمل كحلقة وصل بين المدير والمرؤوسين أو الآخرين، من خلال نقل التوجيهات والتعليمات

• وتكليفات ومتابعة حالة التكليفات.

• إنشاء وتنسيق الوثائق باستخدام قواعد اللغة الإنجليزية الصحيحة، والإملاء، وعلامات الترقيم.

• أداء مهام أخرى حسب الحاجة.