موظف دعم الإدارة Hitachi Energy

الفرصة

احضر الزوار وتعامل مع الاستفسارات عبر الهاتف وجهًا لوجه. زود المعلومات المتعلقة بالمنظمة للجمهور والعملاء. قدم خدمة مساعدة لوحدة أعمال أو قسم أو دولة أو مجموعة.

كيف ستحدث تأثيرًا

• تنسيق الأنشطة والعمليات المكتبية لضمان الكفاءة والامتثال لسياسات الشركة.

• مراقبة وصول الزوار والحفاظ على الوعي الأمني والتنسيق مع الأمن لتسجيل الزوار ومراقبة المخزون ذي الصلة بمنطقة الاستقبال.

• استلام وفرز البريد والفاكسات والتسليمات.

• رد على الهاتف، فرز وتوجيه المكالمات وتقديم المعلومات إذا لزم الأمر.

• استلام وتوصيل الشحنات من DHL وTNT، الإشراف على نشاط العيادة وطلب العناصر الطبية والترحيب بالناس الذين يدخلون المنظمة.

• توجيه الناس إلى الوجهة الصحيحة والتعامل مع الاستفسارات من الجمهور والعملاء.

• جدولة المواعيد للزوار ومراقبة وصيانة معدات المكتب (فاكس، آلة نسخ).

• تنظيف وصيانة منطقة الاستقبال للحفاظ على سجلات الزوار وتنسيق الأنشطة والعمليات المكتبية لضمان الكفاءة والامتثال لسياسات الشركة.

• فحص منتظم لسير العمل الإداري، طباعة كل طلب وإرسال إلى موظفي الإدارة المعنيين لاتخاذ الإجراءات اللازمة. التعامل مع ومراقبة طلبات مستلزمات المكتب بالتنسيق مع إدارة سلسلة التوريد.

• التعامل مع مهام الكافتيريا، تنظيم مع موردي الوجبات، توزيع الفواتير الخاصة بالكافتيريا على مراكز التكلفة المناسبة.

• مساعدة منطقة الاستقبال في استقبال والرد على المكالمات الواردة وإرسال الفاكسات.

• تنفيذ أرشفة دقيقة، التحكم في الوثائق، وأرشفة الأنشطة الإدارية.

• المساعدة في فحص فواتير الموردين قبل الموافقة من قبل مدير الإدارة والمالية.

• الإشراف على طلبات النقل وتنظيم إرسال السائقين والإشراف وطلب مستلزمات المطبخ.

• التنسيق مع موظفي الإدارة الإقليميين عند الحاجة ومعالجة دفع فواتير الهاتف الفردية.

• ترتيبات غرف الاجتماعات لحدث التدريب (وجبات خفيفة + غداء) ودعم الأعمال لترتيب جميع الأحداث أيضًا واستلام ومراجعة فواتير الفنادق، فواتير تأجير السيارات، فواتير المجمعات.

• دراسة حالة بحالة لأعلى الحالات السرية التي تم إحالتها من قبل إدارة هيتاشي للتقييم.

• إعداد طلبات الدفع الشهرية لمساهمات الكافتيريا.

• المسؤولية عن ضمان الامتثال للوائح والإجراءات والإرشادات الخارجية والداخلية المعمول بها.

• عيش قيم هيتاشي إنرجي الأساسية المتعلقة بالسلامة والنزاهة، مما يعني تحمل المسؤولية عن أفعالك الخاصة مع العناية بزملائك والأعمال.