مساعد إداري (PHONE_NUMBER)

Client of Talentmate

يلعب مساعد الإدارة دورًا محوريًا في ضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة في بيئة المكتب. تعتبر هذه الوظيفة العمود الفقري للوظائف الإدارية، حيث توفر دعمًا حيويًا للإدارة والموظفين على حد سواء. بصفتك مساعد إدارة، ستكون مسؤولاً عن التعامل مع مهام المكتب، وتقديم المساعدة بأدب واحترافية، وضمان تشغيل المكتب بكفاءة. من المتوقع أن تظهر مهارات تنظيمية ممتازة، والقدرة على القيام بعدة مهام بكفاءة، واهتمام قوي بالتفاصيل. ستساهم قدرتك على أداء المهام العامة للمكتب بينما تتعامل أيضًا مع مهام محددة بشكل كبير في العمليات اليومية للمنظمة. سيكون المرشح المثالي مبادرًا، يمتلك مهارات تواصل قوية والقدرة على دعم فرق مختلفة داخل المنظمة.

المسؤوليات

• إدارة وتنظيم جداول المكتب، والمواعيد، والاجتماعات بكفاءة.
• تقديم الدعم الإداري للموظفين والإدارة حسب الحاجة.
• إعداد التقارير، والمراسلات، والعروض التقديمية مع الانتباه للتفاصيل.
• الحفاظ على مخزون مستلزمات المكتب وتقديم الطلبات حسب الضرورة.
• ضمان سرية وأمان المعلومات الحساسة للمنظمة.
• الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني، وإعادة توجيهها حسب الاقتضاء.
• تنظيم السفر والإقامة لأعضاء الفريق والتنفيذيين.
• تنسيق وتسهيل التواصل بين الأقسام بفعالية.
• دعم إعداد وتنسيق فعاليات واجتماعات الشركة.
• المساعدة في عملية التوظيف للموظفين الجدد، بما في ذلك الأوراق المطلوبة.
• الحفاظ على تحديث قواعد بيانات الشركة بمعلومات دقيقة.
• المساهمة في جهود الفريق من خلال إنجاز المهام ذات الصلة حسب الحاجة.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضل الحصول على درجة دبلوم أو بكاليوس.
• خبرة مثبتة كمساعد إداري أو مدير مكتب.
• إجادة مجموعة Microsoft Office وغيرها من برامج المكتب ذات الصلة.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة ضرورية.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت قوية مع اهتمام بالتفاصيل.
• القدرة على القيام بعدة مهام وتحديد أولويات المهام في بيئة سريعة الحركة.
• موقف إيجابي، وسلوك احترافي، وعقلية العمل ضمن الفريق مطلوبة.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بشكل سري.