مساعد إدارة (PHONE_NUMBER)

Talentmate

مساعد الإدارة يلعب دورًا محوريًا في ضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة في بيئة المكتب. تعمل هذه الوظيفة كعمود فقري للوظائف الإدارية، حيث توفر دعمًا حيويًا للإدارة والموظفين على حد سواء. بصفتك مساعدًا إداريًا، ستكون مسؤولاً عن التعامل مع مهام المكتب، وتقديم المساعدة بأدب واحترافية، وضمان أن المكتب يعمل بكفاءة. من المتوقع أن تظهر مهارات تنظيمية ممتازة، والقدرة على القيام بعدة مهام بكفاءة، واهتمام كبير بالتفاصيل. ستساهم قدرتك على أداء الواجبات العامة للمكتب بينما تتعامل أيضًا مع مهام محددة بشكل كبير في العمليات اليومية للمنظمة. سيكون المرشح المثالي شخصًا مبادرًا، يمتلك مهارات اتصال قوية والقدرة على دعم فرق مختلفة داخل المنظمة.

المسؤوليات

• إدارة وتنظيم جداول المكتب، والمواعيد، والاجتماعات بكفاءة.
• تقديم الدعم الإداري للموظفين والإدارة حسب الحاجة.
• إعداد التقارير، والمراسلات، والعروض التقديمية مع الاهتمام بالتفاصيل.
• الحفاظ على مخزون مستلزمات المكتب وطلبها حسب الضرورة.
• ضمان سرية وأمان المعلومات الحساسة للمنظمة.
• الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني، وإعادة توجيهها حسب الاقتضاء.
• تنظيم السفر والإقامة لأعضاء الفريق والتنفيذيين.
• تنسيق وتسهيل الاتصال بين الأقسام بفعالية.
• دعم إعداد وتنسيق الفعاليات والاجتماعات الخاصة بالشركة.
• المساعدة في عملية التوظيف للموظفين الجدد، بما في ذلك الأوراق.
• الحفاظ على تحديث قواعد بيانات الشركة بمعلومات دقيقة.
• المساهمة في جهود الفريق من خلال إنجاز المهام ذات الصلة حسب الحاجة.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضل الحصول على درجة الزمالة أو البكالوريوس.
• خبرة مثبتة كمساعد إداري أو كمدير مكتب.
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office وغيرها من برامج المكتب ذات الصلة.
• مهارات الاتصال الشفهي والكتابي الممتازة ضرورية.
• مهارات تنظيمية قوية وإدارة الوقت مع الانتباه للتفاصيل.
• القدرة على القيام بعدة مهام وتحديد أولويات المهام في بيئة سريعة الوتيرة.
• موقف إيجابي، سلوك احترافي، وعقلية العمل الجماعي مطلوبة.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بشكل سري.