مساعد لشؤون الاداره Crystal Zen Technology

ترحيب بالضيوف والعملاء والمقابلات بحرارة وتوجيههم إلى الشخص أو المكتب المناسب.

الإجابة على المكالمات الهاتفية الواردة، وتصنيفها، وتحويلها مع تقديم المعلومات الأساسية عند الحاجة.

الحفاظ على سجل الزوار، وإصدار بطاقات الزوار، وضمان اتباع بروتوكولات أمان المكتب في مكتب الاستقبال.

ضمان أن تكون منطقة الاستقبال وقاعات الاجتماعات والمساحات المشتركة مرتبة وقابلة للعرض ومجهزة بالمواد اللازمة.

البريد والتسليم: استلام البريد اليومي، وفرزها، وتوزيع الطرود، والبريد السريع. إعداد البريد الصادر.

مراقبة مستلزمات المكتب (الأدوات المكتبية، عناصر المطبخ)، تقديم الطلبات، والحفاظ على سجلات المخزون.

أداء مهام كتابية أساسية مثل الأرشفة، النسخ، المسح الضوئي، وإرسال الفاكسات.

الحفاظ على تحديث قواعد البيانات الداخلية، قوائم الاتصال بالموظفين، وأنظمة الأرشفة (سواء كانت مادية أو رقمية).

إدارة تقاويم المواعيد، جدولة الاجتماعات، وحجز غرف المؤتمرات.

المساعدة في إعداد قاعات الاجتماعات، وتنظيم خدمات الطعام إذا لزم الأمر، وإعداد المستندات الضرورية.

التصرف كنقطة اتصال لإدارة المباني، والخدمات التنظيف، أو بائعي الصيانة للإبلاغ عن وحل مشاكل المكتب.

مراقبة صندوق البريد العام للشركة، والرد على الاستفسارات الروتينية، وتوجيه رسائل البريد الإلكتروني المهمة إلى الأقسام ذات الصلة.

صياغة وتوزيع مذكرات داخلية أساسية، وإعلانات، ورسائل بريد إلكتروني للموظفين.