مسؤول اداري تنفيذي

Blend Financial Services

المسؤوليات الرئيسية:

1. النقدية الصغيرة وإدارة المالية

- إدارة والحفاظ على النقدية الصغيرة لعمليات مكتب DIFC.

- ضمان توثيق دقيق، تسوية، وتقديم فواتير النقدية الصغيرة في الوقت المناسب.

- الحفاظ على سجلات صحيحة لجميع النفقات المتعلقة بالمكتب.

2. إدارة السائقين واللوجستيات

- الإشراف على جداول العمل اليومية وتعيينات السائقين في الشركة.

- ضمان الصيانة المناسبة، والانضباط، والانضباط للسائقين.

- مراقبة متطلبات المركبات، استخدام الوقود، وجداول الخدمة.

3. صيانة المكتب وإدارة المرافق

- الإشراف على صيانة مباني المكتب بما في ذلك المكاتب، وغرف الاجتماعات، الواي فاي، الأثاث،

المطبخ، وصيانة المرافق بشكل عام.

- التنسيق مع الموردين المعنيين لاحتياجات الإصلاح، والصيانة، والخدمات.

- ضمان أن غرف الاجتماعات جاهزة ومجهزة دائماً.

4. إدارة الموردين وإمدادات المكتب

- إدارة العلاقات مع موردي القرطاسية، والمعدات، وإمدادات المطبخ، والنظافة،

وغيرها.

- التفاوض على الأسعار، تتبع الاتفاقيات، وضمان تقديم الخدمات في الوقت المناسب.

- الحفاظ على مخزون كافٍ من لوازم المكتب، مع ضمان عدم حدوث أي انقطاع.

5. تنسيق السفر

- التعامل مع حجوزات السفر والترتيبات للموظفين، بما في ذلك الرحلات، الفنادق، وسائل النقل،

وخطط السفر.

- ضمان التنسيق الفعال من حيث التكلفة وفي الوقت المناسب.

6. مكتب الاستقبال والدعم الإداري

- الإشراف على عمليات مكتب الاستقبال (أو الإدارة مباشرة عند الحاجة).

- استقبال الضيوف، إدارة المكالمات، إرسال الطرود، والاستفسارات العامة.

- دعم الفرق الداخلية بالمهام الإدارية حسب الحاجة.

المهارات والمتطلبات:

- درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

- من 2 إلى 4 سنوات من الخبرة في إدارة المكتب أو إدارة المرافق (يفضل خبرة DIFC).

- مهارات قوية في التواصل والعلاقات الشخصية.

- قدرات تنظيمية ممتازة وقدرة على القيام بمهام متعددة.

- إتقان في MS Office (Word، Excel، Outlook).

- القدرة على العمل بشكل مستقل والتعامل مع المعلومات السرية بمسؤولية.

الكفاءات:

- الانتباه للتفاصيل

- إدارة الوقت

- أسلوب حل المشكلات

- السلوك المهني

- التفاوض مع الموردين

- نهج يركز على الخدمة