مسؤول اداري تنفيذي

Client of Anzaa Consultants

1. إدارة المكتب

• الإشراف على العمليات اليومية للمكتب للحفاظ على مساحة عمل نظيفة ومنظمة وفعالة.
• إدارة مستلزمات المكتب والمعدات ومستويات المخزون.
• التنسيق مع البائعين، وفرق إدارة المرافق، ومقدمي الخدمات للعقود والخدمات والفواتير.
• التعامل مع طلبات صيانة المكتب وضمان حلها في الوقت المناسب.

2. تنسيق الفعاليات الداخلية

• تخطيط وتنسيق الفعاليات الداخلية، بما في ذلك اجتماعات الفريق، والاحتفالات، وورش العمل، وأنشطة المكتب.
• إدارة لوجستيات الفعالية مثل ترتيبات المكان، والتواصل، وتنسيق البائعين، والمواد.

3. إدارة السفر

• ترتيب السفر المحلي والدولي بما في ذلك التأشيرات، والرحلات، وحجوزات الفنادق، والنقل، والمخططات.
• ضمان توافق جميع ترتيبات السفر مع سياسات الشركة والجداول الزمنية.
• الحفاظ على سجلات سفر دقيقة ودعم الموظفين في توثيق النفقات.

4. تأهيل الموظفين والوثائق

• مساعدة إدارة الموارد البشرية في تنفيذ عمليات التأهيل بسلاسة للموظفين الجدد.
• تحضير مجموعات التأهيل، وترتيب إعداد مساحة العمل، وتنسيق أنشطة التوجيه.
• الحفاظ على ملفات الموظفين والوثائق والسجلات محدثة.
• دعم إدارة الموارد البشرية في إصدار الرسائل، والعقود، وتحديثات التوظيف.

5. تنسيق التأشيرات والعلاقات العامة

• تنسيق طلبات التأشيرات، والتجديدات، والإلغاءات، وجميع الوثائق الحكومية ذات الصلة.
• التواصل مع العلاقات العامة لضمان تقديم الأوراق في الوقت المناسب وإكمالها.
• الحفاظ على تحديث متتبع تأشيرات الموظفين، مع مراقبة تواريخ انتهاء الصلاحية والامتثال.

6. إدارة الاستقبال ومكتب الاستقبال

• إدارة أنشطة مكتب الاستقبال بما في ذلك استقبال الزوار، والتعامل مع المكالمات الهاتفية، والرد على الاستفسارات.
• الحفاظ على منطقة استقبال مهنية ومرحبة.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وخدمات البريد السريع، والاتصالات العامة.