مسؤول اداري تنفيذي

ETG

نحن نسعى إلى التعاقد مع موظف إدارة محترف ومنظم للغاية ذو خبرة مثبتة في تنسيق السفر، معالجة التأشيرات، وأنظمة الإقامة في الإمارات العربية المتحدة. سيكون المرشح المثالي هو نقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء، بينما يتولى أيضًا إدارة ترتيبات السفر، الإشراف على طلبات التأشيرات، وضمان الامتثال لقوانين الهجرة المحلية. تجمع هذه الوظيفة بين مسؤوليات مكتب الاستقبال والدعم الإداري المتعلق بالوثائق الحكومية وتنقل الموظفين. المسؤوليات الرئيسية إدارة المكتب الأمامي: استقبال ومساعدة الزوار بطريقة مهنية ومهذبة. إدارة المكالمات الواردة، رسائل البريد الإلكتروني، وتوجيه الاستفسارات إلى الأقسام المناسبة. الحفاظ على منطقة الاستقبال، وضمان النظافة وخلق جو مرحب. إدارة حجوزات غرف الاجتماعات وسجلات الزوار. تنسيق السفر والتأشيرات: تنظيم السفر المحلي والدولي للموظفين والإدارة، بما في ذلك الرحلات الجوية، الإقامة، ووسائل النقل. التعامل مع جميع عمليات التأشيرات (زيارة، عمل، إلغاء، تجديد) للموظفين والعملاء والزوار. التواصل مع وكالات السفر، شركات الطيران، السفارات، والسلطات الحكومية في الإمارات العربية المتحدة (GDRFA، MOHRE، ICA، إلخ.) للمهام المتعلقة بالسفر والتأشيرات. الامتثال للإقامة والهجرة: ضمان تقديم وتجديد تصاريح الإقامة في الإمارات العربية المتحدة، بطاقات الهوية الإماراتية، عقود العمل، والفحوصات الطبية في الوقت المناسب. تتبع تواريخ انتهاء صلاحية التأشيرات، جوازات السفر، وغيرها من الوثائق القانونية وضمان التجديدات في الوقت المناسب. الحفاظ على سجلات وملفات دقيقة تتعلق بوثائق الهجرة والإقامة. الدعم الإداري: مساعدة الموارد البشرية والإدارة في عمليات الانضمام/التفريغ، وخاصة الإجراءات المتعلقة بالتأشيرات والإقامة. دعم العمليات العامة للمكتب بما في ذلك التعامل مع الطرود، توزيع البريد، شراء القرطاسية، إلخ. إعداد التقارير والوثائق للإدارة حسب الحاجة. الخبرة، المهارات، والكفاءات درجة البكالوريوس أو دبلوم في الإدارة، السفر والسياحة، الأعمال، أو مجال ذي صلة. حد أدنى من 3-4 سنوات في دور إداري أو مكتب أمامي مماثل مع تعرض لقوانين التأشيرات والإقامة في الإمارات العربية المتحدة. معرفة قوية بقوانين الهجرة في الإمارات العربية المتحدة، قوانين العمل، وإجراءات التأشيرات. مهارات تواصل ممتازة (اللغة الإنجليزية مطلوبة؛ اللغة العربية ميزة). إجادة استخدام MS Office (Word، Excel، Outlook). مهارات تنظيم وإدارة وقت استثنائية. مظهر مهني وعقلية موجهة نحو خدمة العملاء. خبرة في استخدام البوابات الإلكترونية مثل GDRFA، MOHRE، ICA، وTASHEEL. القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بحذر. القدرة على أداء مهام متعددة والعمل بفعالية تحت الضغط في بيئة سريعة.