القيادة الإدارية

ADES Holding Company

المسؤوليات والواجبات:

العمليات الإدارية والملكية:
-يشرف على الخدمات للمكاتب الإدارية، بما في ذلك خدمات التنظيف، والأمن، والتنسيق، والصيانة، والسيارات المخصصة، وإدارة المواقف.
-يحل المشكلات الإدارية بشكل استباقي، ويتولى المسؤولية ويتصرف قبل تصعيد المشاكل.
-يراقب ويحتفظ بمستويات المخزون من اللوازم المكتبية، مع ضمان التوفر بينما يتم التحكم في التكاليف.
-يضمن إنجاز المهام بشكل موثوق، دون الحاجة إلى إشراف أو متابعة مستمرة.

إدارة مرافق المكتب والموارد:
-يشرف على صيانة مرافق الشركة ويضمن سلامة ونظافة وفعالية مكان العمل (نظام التدفئة والتهوية وتكييف الهواء، والسباكة، والأنظمة الميكانيكية، إلخ).
-يراقب استخدام مساحة المكتب، مع ضمان التخصيص الفعال لمناطق العمل وأماكن الاجتماعات.
-يُنظم صيانة معدات المكتب، بالتنسيق مع فرق تكنولوجيا المعلومات والمرافق لحل المشكلات.
-يشرف على خدمات المرافق، مع ضمان الالتزام بمعايير النظافة وسلامة مكان العمل.
-يدير المخزون وتوزيع اللوازم المكتبية، مع ضمان الشراء الفعال من حيث التكلفة.
-يدير عمليات المطبخ والمقصف، مع ضمان جودة الخدمة والنظافة ومستويات المخزون.

إدارة الموردين:
-يدير العقود مع مقدمي الخدمات، مع ضمان صلاحيتها والمدفوعات في الوقت المناسب.
-يدقق ويستعرض إجراءات الخدمة لضمان الالتزام، ويحدد أي انحرافات عن المعايير المعمول بها، ويقيم المخاطر أو العواقب المحتملة.
-يتعامل مع طلبات الخدمة لصيانة المكتب، مع ضمان أوقات استجابة سريعة وجودة تقديم الخدمة.
-يشارك في صياغة الشروط والأحكام لعقود الصيانة ويساهم في تقييم مقترحات الموردين.

الميزانية والإشراف المالي:
-يساعد في إعداد وإدارة ميزانية القسم الإداري مع مدير عمليات الأفراد في البلاد.
-يحافظ على سجلات دقيقة ويعد تقارير عن أنشطة القسم والنفقات والميزانيات.
-يحدد الفرص لتقليل التكاليف وينفذ استراتيجيات لتبسيط العمليات.

الامتثال والسياسات:
-يضمن أن الأنشطة الإدارية تتوافق مع السياسات الداخلية ومتطلبات الحوكمة المؤسسية.
-يحافظ على أمان وسرية سجلات المكتب والمستندات والبيانات الإدارية.
-يساعد في تنفيذ الإرشادات والمعايير الإدارية على مستوى الشركة.
-يجري فحوصات دورية على عمليات المكتب ويحدد المجالات التي يمكن تحسين الكفاءة فيها.

إدارة الأفراد والتعامل مع الموظفين:
-يشرف على موظفي الدعم المكتبي (مثل، عمال المكتب، السائقين، خدمات التنظيف)، مع تعيين المهام ومراقبة الأداء.
-يتعاون بشكل فعال مع أقسام مثل تكنولوجيا المعلومات، والمشتريات، وP&O لحل المشكلات عبر الأقسام ويقدم تعليمات واضحة وقابلة للتنفيذ لفريق الدعم.
-يتعامل مع النزاعات بحزم وتعاطف، مع الحفاظ على الانضباط بينما يعزز الاحترام والتعاون.
-يحافظ على الهدوء والاحترافية تحت الضغط، خاصة في الحالات ذات الطلب العالي أو العاجلة.
-يمثل الشركة بشكل احترافي في التعامل مع الموردين من الأطراف الثالثة، وإدارة الممتلكات، والهيئات التنظيمية.