أخصائي إداري
Knight Frank
صاحب عمل نشط
نشرت قبل 3 ساعات
أرسل لي وظائف مثل هذه
الخبرة
5 - 7 سنوات
موقع العمل
الرياض، المملكة العربية السعودية
التعليم
أي تخرج()
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
المسؤوليات
- تحضير وإدارة العطاءات، مع ضمان جمع جميع المستندات اللازمة ومراجعتها وتقديمها في الوقت المناسب وبطريقة احترافية. يشمل ذلك جمع البيانات والمواصفات والمواد الداعمة.
- إجراء أبحاث حول العملاء المحتملين والمنافسين واتجاهات السوق لإنشاء مقترحات عطاءات تنافسية وذات صلة تعكس النهج الاستراتيجي والقيمة المضافة للشركة.
- ضمان أن جميع العطاءات تتماشى مع متطلبات العميل ومعايير الشركة والإرشادات التنظيمية، ومراجعة جميع المستندات للتأكد من دقتها وكمالها وتناسقها قبل التقديم.
- المساعدة في تقييم الملاحظات من العملاء، وتتبع حالة العطاءات، وإعداد تقارير حول نتائج العطاءات لتحسين استراتيجيات العطاء المستقبلية وتحديد مجالات التحسين.
- تسجيل والتعامل مع بوابات المشتريات المختلفة مثل أريبا وأوراكل لمراقبة العطاءات وتقديمها وتحميل الفواتير.
- تنظيم ترتيبات السفر / التفتيش لأعضاء الفريق مثل حجز الرحلات والطائرات وحجوزات الفنادق وتأشيرات السفر.
- تنظيم والحفاظ على الوثائق والسجلات والملفات (بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والرسائل والجداول والنماذج ومستندات المناقصة) بصيغة ورقية و/أو إلكترونية، مع ضمان الدقة وسهولة الاسترجاع. ضمان أن جميع الوثائق تحتوي على مسار ملف للرجوع إليه.
- تحضير وصياغة الرسائل والتقارير والأجندات والأوراق للاجتماعات.
- إدخال وتحديث المعلومات في قواعد البيانات وجداول البيانات.
- المساعدة في إدخال البيانات، وتوليد التقارير، وتجميع المعلومات حسبما يتطلبه الفريق.
- المساعدة في صياغة وتجميع مواد العرض.
- دعم أعضاء الفريق في مهام تعتمد على MS Word وPowerPoint وExcel وAdobe Acrobat (PDF).
- ضمان أن التقارير والمخرجات تتماشى مع معايير التنسيق.
- الحفاظ على كفاءة المكتب من خلال تنظيم وتنفيذ الأنظمة والإجراءات والسياسات الإدارية.
- التحكم في وصيانة مذكرات الفريق، وتحديد المواعيد والترتيبات لجميع الاجتماعات والتفتيشات مع العملاء والمطورين والوكلاء والمالكين والزملاء.
- تحضير رسائل تسويق إلكتروني مستهدفة بدقة.
- التنسيق مع إدارات الحسابات الداخلية والخارجية حسب الحاجة لإصدار الفواتير، وتقارير السفر والنفقات وغيرها. ضمان التزام الملفات باللوائح الخاصة بالتدقيق.
- تنظيم وتنفيذ خدمات البريد والبريد السريع.
- الرد على المكالمات الهاتفية، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، والتعامل مع المراسلات نيابة عن الفريق.
- التعامل مع الكمبيوتر/قاعدة البيانات (قاعدة بيانات KF، سجل جهات الاتصال، هاب).
- إدارة ملف الشركة في بوابة تقييم، وتحميل جميع التقارير المعتمدة من قبل رئيس خط الخدمة على أساس شهري.
- الحفاظ على معلومات الاتصال الصحيحة في بحث الأشخاص للقسم.
- مهام أخرى حسب الحاجة.
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
المهارات والمؤهلات
- حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة المثبتة كمساعد إداري، سكرتير، أو دور مشابه، مع حد أدنى من 2 سنوات من المشاركة في العطاءات والمقترحات.
- مهارات تواصل وعلاقات شخصية ممتازة.
- أسلوب احترافي وممتع وواثق في إجراء واستقبال المكالمات الهاتفية.
- قدرات تنظيم وحل مشاكل قوية.
- القدرة على اتخاذ المبادرة والعمل بشكل استباقي.
- القدرة على العمل خلال فترات عبء العمل العالي.
- القدرة على الحفاظ على وتحسين أنظمة الملفات.
- الاهتمام بالتفاصيل ومستوى عالٍ من الدقة.
- القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة.
- لاعب فريق قوي مع القدرة على بناء العلاقات.
- مرونة، وقابلية للتكيف، وموقف تعاوني.
- فهم ثقافة الأعمال الإقليمية واللوائح.
- البرامج: برامج Microsoft Office (Excel، PowerPoint، Outlook وExcel) وAdobe Acrobat (PDF) بمستوى متقدم بما في ذلك دمج البريد.
- مهارات اللغة: الطلاقة في الإنجليزية والعربية، كتابةً وتحدثاً.
القطاع المهني للشركة
- العقارات
المجال الوظيفي / القسم
- ادارة
الكلمات الرئيسية
- أخصائي إداري
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com