الدعم الإداري

Tawteen

كمساعد إداري، ستكون مسؤولاً عن المساعدة في سير العمل السلس للأعمال من خلال ضمان تحديث الملفات والتوثيق. قد تشمل الواجبات استخدام برامج الكمبيوتر المتخصصة وفهم متطلبات العمل الذي تعمل فيه. قد يُطلب منك أيضًا أن تكون واجهًة للعملاء - عبر البريد الإلكتروني، الهاتف، أو استقبال الزوار.

تشمل وظيفة الإداري الواجبات التالية:

• إعداد وتنظيم وتخزين المعلومات في شكل ورقي ورقمي
• التعامل مع الاستفسارات عبر الهاتف والبريد الإلكتروني
• إدارة المواعيد، جدولة الاجتماعات وحجز غرف الاجتماعات
• التواصل مع الموردين والمقاولين
• المسؤول عن جميع الأعمال الرسمية المطلوبة للشركة.
• التواصل مع الموظفين في الأقسام الأخرى، مثل المالية، الموارد البشرية
• تقديم الدعم اللوجستي وحالة الأطراف، الندوات، المؤتمرات والاجتماعات التي تنظمها تطوير في الفنادق، المطاعم والأندية
• اتخاذ إجراءات إصدار وإلغاء التأشيرات للموظفين وأفراد عائلتهم.
• الحفاظ على مخزون مستلزمات المكتب من خلال التحقق من المخزون لتحديد مستوى المخزون، توقع المستلزمات المطلوبة، تقديم وتسريع الطلبات للمستلزمات والتحقق من استلام المستلزمات وأخيرًا إرسالها إلى المدير للموافقة.
• تقديم الدعم الإداري للقسم، مما يؤدي إلى عمليات يومية سلسة وفعالة بما في ذلك التعامل مع القضايا السرية والحساسة، والتي تتطلب درجة عالية من السرية وضمان إكمال جميع الأنشطة الإدارية المطلوبة في الوقت المناسب.
• المساعدة في جميع المهام المتعلقة بشراء/تأجير السيارات
• تسجيل وترخيص جميع المركبات
• تطوير استراتيجيات لتحقيق كفاءة أكبر في استهلاك الوقود
• الحفاظ على سجلات مفصلة لصيانة المركبات وتجديدها وأيضًا إذا تم طلب أخذ المركبات للصيانة.
• التحقق الأسبوعي من جميع المركبات، إرسال البريد الإلكتروني لأي أضرار، التحقق من الغرامات والحصول على تأكيد من الموظفين
• إكمال جميع المهام الأخرى التي يتم تفويضها من قبل الإدارة أو المدير المباشر.
• الحفاظ على الملفات العامة للمكتب، بما في ذلك ملفات الوظائف، ملفات الموردين، وملفات أخرى تتعلق بعمليات الشركة.
• تحمل وظائف الزملاء الآخرين عندما يكونون في إجازة
• مساعدة زملائك عندما يكونون مثقلين بالعمل مثل حجز التذاكر، إلخ.
• أداء مهام أخرى ذات صلة عند الحاجة.