مدير اداري ومالي

Expertise France

خبرة فرنسا تقوم بتوظيف مدير إداري ومالي لهذا المشروع. ويكون المدير الإداري والمالي مسؤولًا أمام مدير المشروع، وسيقود الإدارة المالية والإدارية للمشروع، مع ضمان الامتثال للوائح المانحين وإجراءات خبرة فرنسا الداخلية.

يقع مقر المدير في القدس، وسيقوم بتنسيق الجوانب المالية والموارد البشرية والإدارية مع الفرق الميدانية والشركاء المحليين بينما يدعم التنفيذ الفعال للمشروع. تشمل هذه الوظيفة الإشراف على الميزانيات، وإدارة العمليات الإدارية، ورصد الأنشطة المالية لضمان الحوكمة القوية والشفافة للأموال المخصصة. من المتوقع أن يقدم المدير المالي والإداري نصائح مالية سليمة وإدارة مالية فعالة بالإضافة إلى إدارة الوظائف الإدارية وموارد البشرية للبرنامج.

سيقوم مدير الإدارة والمالية بالإشراف على مساعد الإدارة والمالية.

المسؤوليات الرئيسية:

1. الإدارة المالية

• تطوير ومراقبة الميزانية العامة للمشروع بالتنسيق الوثيق مع الفرق الميدانية والمقر الرئيسي.
• إجراء مراجعات مالية دورية كما تطلبها الوكالة (توقعات الميزانية، إغلاقات المحاسبة، إلخ).
• إدارة المعاملات المالية، بما في ذلك مراقبة المدفوعات والمصروفات والسجلات المالية ووثائق المصروفات.
• ضمان أن جميع المعاملات المالية تتماشى وتلتزم بإرشادات الإدارة المالية والإدارية لخبرة فرنسا.
• التحقق من السجلات المالية والمصروفات التي سجلها مساعد الإدارة والمالية في الميدان.
• إعداد ومراجعة التقارير المالية المطلوبة من المانحين، مع ضمان الدقة والامتثال للوائح.
• الإشراف على استلام تقارير مالية دقيقة وكاملة من الشركاء المنفذين.
• إجراء مراجعة ربع سنوية للوثائق المقدمة من الشركاء المنفذين وتقديم الدعم المالي والتدريب للشركاء حسب الحاجة.
• تنظيم والإشراف على عمليات التدقيق المالي، مع تقديم الدعم الكامل للمراجعين الخارجيين.

تخطيط وتنسيق الإجراءات والأنظمة التشغيلية (الإدارية، المالية، الموارد البشرية) ووضع طرق لتبسيط العمليات.

2. التنسيق الإداري

• تطوير وتنفيذ الإجراءات الإدارية المصممة لتلبية الاحتياجات المحددة للمشروع.
• مسؤول عن جميع الأمور المتعلقة بعمليات وإدارة المكتب.
• إدارة إيجار المكتب للتأكد من أنه ساري المفعول وأن التعديلات تتم كما هو مطلوب.
• مراقبة مخزون اللوازم المكتبية والتنسيق مع مدير المشتريات لشراء مواد جديدة مع مراعاة القيود الميزانية.
• الإشراف على خدمات المرافق وأنشطة الصيانة.
• تنظيم والإشراف على أنشطة المكتب الأخرى (إعادة التدوير، التجديدات، تخطيط الفعاليات، إلخ).
• البقاء على اطلاع بجميع التغييرات التنظيمية والتطورات التجارية.
• الإشراف على عمليات الشراء وإدارة العقود مع الموردين ومقدمي الخدمات والشركاء المحليين.
• ضمان الأرشفة المحدثة للوثائق الإدارية والمالية.

3. الموارد البشرية

• الإشراف على إدارة الموارد البشرية (الموظفين الوطنيين والمحليين)، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، الحفاظ على ملفات الموظفين، والمساعدة في عمليات التوظيف وإجراءات التوجيه، وشراء والحفاظ على التأمين الصحي الكافي وسياسات التأمين الأخرى، إلخ.
• مراجعة والتحقق من الفواتير والوثائق المتعلقة بالموارد البشرية من شركة دفع الأجور.
• المساهمة في تصميم السياسات التي تعزز بيئة عمل صحية.
• مراجعة والتحقق من خطط التعويض والمزايا التي وضعتها شركة دفع الأجور.
• دعم المديرين في المناقشات المتعلقة بتطوير مسيرة الموظفين وتحديد احتياجات بناء القدرات وبرامج التدريب ذات الصلة، حسب الحاجة.
• مراقبة مؤشرات الموارد البشرية (مثل: معدلات الاستنزاف وتكلفة التوظيف).

4. بناء القدرات والدعم

• تدريب الفرق الميدانية والشركاء المحليين على القواعد المالية والإدارية المعمول بها.
• إنشاء أدوات وقوالب لتوحيد العمليات المالية والإدارية.
• تقديم المساعدة التقنية المستمرة لحل التحديات المالية والإدارية وموارد البشرية.

الإشراف على مساعد الإدارة والمالية ومراجعة عمله/عملها، وتقديم المشورة المستمرة والمنتظمة، والتوجيه، والتعليقات البناءة، ودعم التطور المهني.

5. التعاون والتواصل

• ضمان التنسيق السلس بين الفرق الموجودة في باريس والفرق الميدانية في القدس.
• المشاركة في المناقشات الاستراتيجية حول إدارة الموارد، واقتراح الحلول المناسبة.
• الحفاظ على التواصل المنتظم مع مدير المشروع بشأن الوضع المالي للمشروع.
• المساعدة عند الحاجة لنائب قائد الفريق.