موظف إداري ولوجستي

FHI 360

المسؤوليات:

• يؤدي مهام إدارية متقدمة لدعم فريق مشروع STRIDES المغرب.
• يعمل كنقطة الاتصال الرئيسية لتلقي المدخلات من جهات الاتصال الداخلية والخارجية.
• ينسق اجتماعات فريق المشروع، ويعد جداول الأعمال، ويسجل ملاحظات الاجتماعات، ويوزع المحاضر.
• يضمن أن يتم إرسال الاتصالات بسرعة وبدقة.
• يعمل على تطوير وتحسين الإجراءات الإدارية لتعزيز معالجة التسليمات في الوقت المناسب.

• يؤسس ويحافظ على الملفات، ويعد التقارير والعروض التقديمية، ويقوم بإدخال البيانات، ويجمع التقارير الخاصة.
• يعد ويحافظ على الوثائق، والخطط، والجداول الزمنية، وقواعد البيانات، وجداول البيانات لدعم وظائف المشروع.
• يحدد وينظم الأنشطة المعقدة مثل الاجتماعات، والسفر، والمؤتمرات لموظفي المشروع.
• يعمل كحلقة وصل مع الأقسام الأخرى والوكالات الخارجية، بما في ذلك الإدارة العليا.
• يتعامل مع المعلومات السرية وغير الروتينية ويشرح السياسات عند الضرورة.
• يصمم وينتج المراسلات، والمذكرات، والرسوم البيانية، والجداول، وغيرها من الوثائق الخاصة بالمشروع.
• ينسق الإعداد، والفوترة، والدفع لموردي الطرف الثالث والبائعين الخارجيين.
• يحافظ على قواعد البيانات وملفات جداول البيانات حسب الطلب من الإدارة.
• يساعد في جمع وتجميع وتقييم بيانات العناية الواجبة للمشروع.
• يفرض ويلتزم بالسياسات والإجراءات وأفضل الممارسات التنظيمية.
• ينسق اللوجستيات الخاصة بالمشروع بما في ذلك النقل، وإعداد الفعاليات، ودعم الأنشطة الميدانية.
• يدير مخزون لوازم المكتب وينسق شراء العناصر الإدارية واللوجستية.
• ينسق ترتيبات السفر والإقامة لموظفي المشروع، والاستشاريين، والزوار.
• يدعم تنظيم ولوجستيات ورش العمل، والتدريبات، وفعاليات المشروع، بما في ذلك اختيار المواقع وإعداد المواد.
• يحافظ ويتتبع أصول المشروع والمعدات وفقًا لسياسات إدارة الأصول.
• يتواصل مع إدارة المباني، ومقدمي الخدمات، والبائعين لضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة.
• مهام أخرى حسب الحاجة.

المعرفة والمهارات المطبقة:

• يظهر فهماً عميقاً لمجالات التخصص، وإجراءات البرنامج، والطرق، والممارسات بما في ذلك معرفة مسؤوليات البرنامج والموظفين.
• يستخدم نظم الملفات والبيانات المعتمدة، والوظائف، و/أو الإجراءات التي تتطلب معرفة بالبرنامج.
• يستعرض البيانات والمعلومات للتأكد من اكتمالها ودقتها باستخدام الإرشادات القياسية؛ يؤدي المهام مع الانتباه للتفاصيل.
• فهم عميق للبرامج المستخدمة لأداء الوظائف اليومية.
• يستخدم برامج البرمجيات المكتبية، وأنظمة المعلومات، ومعدات المكتب للوصول إلى المعلومات القياسية وإدخالها والتحقق منها.
• يوصل المعلومات بوضوح للموظفين، والعملاء، و/أو الجمهور حول الخدمات، والعمليات، والإجراءات باستخدام الإرشادات المحددة أو المعتمدة.
• يستخدم مصطلحات محددة للبرنامج.

حل المشكلات والتأثير:

• يحل و/أو يطور توصيات للمشكلات والقضايا ذات التأثير الواسع.
• قد يتطلب حل المشكلات بعض التحليل للسياسات والإجراءات.
• يعمل كمصدر للآخرين في حل المشكلات والقضايا غير القياسية.
• قد تكون الأخطاء صعبة الاكتشاف وعادة ما تؤدي إلى فقدان عملاء أو مواد أو معدات لحلها.

الإشراف المقدم/المستلم:

• يقدم تقاريره إلى مدير المالية والعمليات.
• يعمل تحت إشراف محدود.
• قد ينسق عبء العمل مع موظفي الدعم الآخرين عبر فرق المشروع.