أسيسستنت الإدارية

Client of Hire Lebanese

المهام والمسؤوليات:

• الرد على الهواتف وتقديم المعلومات للمتصلين، أخذ الرسائل أو تحويل المكالمات إلى الأفراد المناسبين.
• تحية الزوار والمتصلين، معالجة استفساراتهم وتوجيههم إلى الأشخاص المناسبين وفقًا لاحتياجاتهم.
• فتح وقراءة وتوجيه وتوزيع المعلومات الواردة الخاصة بالشركة بطريقة مناسبة.
• إعداد وصيانة أنظمة الملفات الورقية والإلكترونية للسجلات والمراسلات والمواد الأخرى.
• مسؤول عن التحقق من الملفات والتحكم في الوثائق. يجب التحقق من الوثيقة أو الملف ومعالجتهما أولاً والتأكد من أن جميع الملفات المقدمة معتمدة من المعنيين والمشرف المسؤول.
• إنشاء وصيانة ملفات المكتب، والسجلات، والفهارس، وسجلات التحكم، أو معلومات أخرى تتعلق بالعمل.
• إعادة تعبئة خزانة الإمدادات بورق الطباعة، والحبر، والأقلام، ودبابيس الورق، والمثبتات، والملفات والمجلدات، وسوائل التصحيح. جميع أدوات المكتب.
• تخزين وأرشفة الوثائق لتسهيل الاسترجاع السهل عند الطلب.
• إدخال معلومات الوثيقة في السجلات/البرمجيات القياسية، مع التأكد من تصنيف الوثائق بشكل صحيح، والفرز، والتخزين، والأرشفة المناسبة. تتبع وتسجيل جميع الوثائق الواردة والصادرة.
• معالجة وإعداد الوثائق، مثل النماذج التجارية أو الحكومية.

المهارات ومتطلبات المعرفة:

• أنواع أنظمة الملفات المكتبية القياسية، وآداب الهاتف وتقنيات الاتصال المناسبة.
• تطبيقات البرمجيات المكتبية القياسية.