مساعد إداري/منسق

Parsons Corporation

ما الذي ستقوم به:

• معالجة نوع أو أكثر من الوثائق عبر جميع الخطوات الإجرائية وفقًا للإجراءات والتوجيهات المحددة جيدًا. يضمن تلبية متطلبات التحكم في الوثائق المحددة مسبقًا (على سبيل المثال، أي نظام ترقيم وثائق سيتم استخدامه؛ عدد وتوقيعات معينة مطلوبة لموافقات معينة، إلخ) بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.

• استقبال، تتبع، ومراقبة الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، وصيانة قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والنقل، وتقارير أخرى حسب الحاجة. إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام تطبيقات الكمبيوتر الأخرى الخاصة بالأتمتة المكتبية أو الخاصة بالقسم.

• مسح الوثائق للتخزين الإلكتروني.

• الحفاظ على نظام توزيع البيانات المحدد وجدول زمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل والمشروع والقسم والمورد. تسريع مراجعة، الموافقة على التوقيع، وإصدار الوثائق التي تم إنتاجها من قبل المورد ومن داخل الشركة.

• قد يؤدي بعض الواجبات الكتابية مثل الكتابة الخفيفة، الأرشفة، الرد على الهواتف، خدمة المراسلة، إلخ.

• مساعدة موظفي التحكم في الوثائق المبتدئين لضمان تنفيذ فعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.

• أداء مهام أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.

• المساهمة كعضو في الفريق يدفعه المواعيد النهائية ويعمل جيدًا مع الآخرين.

• أداء مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب حسبما قد يكون مناسبًا.

ما المهارات المطلوبة التي ستجلبها:

• دبلوم/ شهادة أو شهادة الثانوية العامة

• خبرة سابقة في الإدارة/التنسيق

• الخريجون الجدد مرحب بهم أيضًا للتقديم.

• إجادة في MS Office مع خبرة في Microsoft Word وPowerPoint وExcel.

• مهارات جيدة في الكتابة والتواصل الشفوي، والتنظيم، والتفاعل بين الأشخاص، فضلاً عن القدرة المثبتة على التفاعل بفعالية مع موظفي المشروع والإدارة.