مساعد إداري نائب الأمين Luxe Getaways Holiday Homes LLC

نحن نبحث عن مساعد شخصي منظم للغاية وذو خبرة لتنسيق وإدارة عمليات الموارد البشرية للمجموعة. يجب أن يكون لدى المرشح المثالي خبرة تتراوح بين 2-3 سنوات في العمل في الدعم التنفيذي، المكتب، أو الإدارة الشخصية.

إدارة المكتب والعمليات:

• الإشراف على عمليات الموارد البشرية اليومية، وضمان سير العمل بكفاءة.

• الإشراف وتفويض المهام لمساعدي المكتب، وضمان الإنتاجية والامتثال لسياسات الشركة.

• الحفاظ على إمدادات المكتب والمعدات والبنية التحتية العامة للمكتب.

• ضمان الامتثال للوائح الصحة والسلامة في مكان العمل.

• تنسيق مهام التوظيف والفصل خلال دورة حياة الموظف.

• توفير المعلومات والمساعدة في الوقت المناسب لجميع الزملاء بشأن السياسات والإجراءات في مكان العمل.

• إعداد رسائل العروض وإصدار اعتذارات للمرشحين الذين لم يتم اختيارهم خلال دورة التوظيف.

• الحفاظ على سجلات الحضور للأقسام المختلفة والمساعدة في نشاط الرواتب الشهري.

• تنسيق وحجز اجتماعات المكتب والمقابلات مع المرشحين.

• معالجة الفواتير وضمان المدفوعات في الوقت المناسب للموردين، فيما يتعلق بمتطلبات المكتب والموارد البشرية العامة.

• إعداد معلومات إحصاء الموظفين لتجديد التأمين الطبي والمستندات الأخرى ذات الصلة المطلوبة في العملية.

• لتنسيق إضافات وحذف التأمين الطبي في الوقت المناسب.

• المساعدة في تقديم الملفات وضمان الامتثال القانوني/المدققي في جميع مجالات الموارد البشرية.

• المساعدة في الحفاظ على التوثيق العام للموارد البشرية والملفات.

• لتكون قادرة على الرد على استفسارات الموظفين خلال اليوم.

• المساعدة في أي مشاريع للموارد البشرية حيث تكون هناك حاجة للدعم.

تجديد تراخيص التجارة والامتثال القانوني:

• تتطلب هذه الدور فهماً قوياً لـ تجديد تراخيص التجارة للكيانات الحرة والمنطقة الرئيسية في دبي.

• التعامل مع تجديد تراخيص التجارة للأعمال الحرة والمناطق الرئيسية، وضمان التجديدات في الوقت المناسب والامتثال للوائح دولة الإمارات العربية المتحدة.

• التنسيق مع السلطات الحكومية. تقديم المساعدة القانونية لرؤساء الأقسام/الإدارات.

• ضمان التعرف على القضايا القانونية وفهمها وتقديم المشورة القانونية الاستراتيجية للفريق / الإدارة العليا.

• مساعدة المنظمة في الامتثال مع إرشادات الحكومة والمعايير.

• الحفاظ على سجلات محدثة لوثائق الشركة، والتأشيرات، والعقود الأخرى.

• تقديم المساعدة القانونية لرؤساء الأقسام/الإدارات.

• ضمان التعرف على القضايا القانونية وفهمها وتقديم المشورة القانونية الاستراتيجية للفريق / الإدارة العليا.

• مساعدة المنظمة في الامتثال مع إرشادات الحكومة والمعايير.

دعم الموارد البشرية والإدارة:

• دعم الإدارة في تنفيذ السياسات.

• التعامل مع إدارة طلبات موظفي الإدارة الشخصية، بما في ذلك تنسيق موظفي المنزل، ودفع الفواتير، والمهام الإدارية الشخصية الأخرى.

• إدارة النفقات الصغيرة، ونفقات المكتب، ومدفوعات الموردين.

إدارة السفر والضيافة:

• المساعدة في حجوزات السفر، وحجوزات الطيران، وإقامة الفنادق، والنقل لموظفي المستوى التنفيذي.

• التنسيق مع وكالات السفر ومقدمي الخدمات لضمان تجارب سفر سلسة.

• إدارة طلبات التأشيرات والمستندات المتعلقة بالسفر للمديرين التنفيذيين.

التواصل والتنسيق:

• العمل كنقطة اتصال بين الإدارة، والموظفين، والمساهمين الخارجيين.

• ضمان التنسيق السلس بين الأقسام المختلفة لتحقيق الكفاءة التشغيلية.

• إدارة الوثائق التجارية السرية والتواصل بحذر.

• بالإضافة إلى ذلك، تتضمن الدور التعامل مع حجوزات البريد، وبطاقات دخول المكتب، وطلبات موظفي الإدارة الشخصية، وترتيبات السفر للإدارة العليا.