الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

المسؤوليات الرئيسية

واجهة المنزل وخدمات المكتب

كونك أول نقطة اتصال للزوار والموظفين، مع ضمان تجربة استقبال احترافية.

الحفاظ على تغطية مكتب الاستقبال بشكل مستمر، وتنسيق فترات الراحة مع مدير خدمات المكتب وفريق الاستقبال الإقليمي حسب الحاجة.

إدارة المكالمات الواردة وفقًا لبروتوكولات الشركة، مع ضمان التوجيه الدقيق وفي الوقت المناسب.

إدارة البريد والطرود المكتبية الواردة والصادرة، مع ضمان التوزيع الدقيق وتسجيل السجلات.

تنسيق إعدادات وغرف الاجتماعات، مع ضمان جاهزيتها للفعاليات الداخلية وواجهات العملاء.

تسهيل الوصول وترتيبات مساحة العمل للموظفين والزوار القادمين.

توفير الدعم في استكشاف المشكلات لإعدادات غرف زووم؛ تصعيد الأمور إلى مكتب الدعم الفني عند الحاجة.

الحفاظ على تقاويم غرف المؤتمرات وضمان جاهزية جميع المساحات للعملاء.

العمل مع مدير خدمات المكتب لمراقبة وتجديد مناطق المطبخ والمخزون المكتبي، وإدارة الجرد، والتنسيق مع الموردين، وضمان توافق المشتريات مع ميزانية المكتب.

الحفاظ على مناطق النسخ والطباعة، وضمان توفرها بالكامل وأن المعدات في حالة عمل جيدة.

دعم التخطيط والتنفيذ للفعاليات المكتبية، بما في ذلك الاجتماعات العامة ومبادرات المجتمع.

إجراء جولات منتظمة لتحديد ومعالجة احتياجات الصيانة أو خدمة الكونسيرج.

التواصل مع إدارة المباني بشأن قضايا الأمن المكتبي ودرجة الحرارة والصيانة.

تنسيق طلبات خدمات المكتب، ومراقبة استخدام المساحة، ودعم الانتقالات أو إعادة التكوينات المكتبية حسب الحاجة.

الدعم الإداري

تقديم دعم إداري دقيق وفي الوقت المناسب عبر نظام التذاكر الفوري الخاص بالشركة (HALO).

إنشاء والحفاظ على علاقات مع الموردين المكتبيين؛ مراقبة الأداء والمساعدة في إدارة العقود.

التنسيق مع الموردين الخارجيين لمهام إنتاج الوثائق بما في ذلك النسخ، والمسح الضوئي، والطباعة، والتجليد، وترتيبات النقل.

معالجة الفواتير ومطالبات النفقات باستخدام Chrome River.

المساعدة في قبول المحامين، والتسجيل، وتجديد العضويات.

المساعدة في مهام الالتزام والتسجيل الأساسية على بوابة DIFC ونظام DLAD، مع الحفاظ على سجلات الشركة والرخص.

دعم ترتيبات السفر المحلية والدولية للمحامين والموظفين، بما في ذلك الرحلات الجوية، والفنادق، والنقل، وفقًا لسياسات الشركة.

المساهمة في التخطيط والتنسيق لاجتماعات تطوير الأعمال (BD)، والفعاليات، وعشاء العملاء.

الحفاظ على تحديث معلومات الاتصال بالعملاء في نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بالشركة (OnePlace).

توفير دعم الجدولة والتقويم لفرق الأمور المتعلقة بالعملاء.

ضمان تحديث صفحات إنترانت المكتب المحلي ودقتها.

أداء واجبات إدارية إضافية حسب الحاجة لدعم العمل.

عن المرشح

حد أدنى سنتان من الخبرة الإدارية في خدمات محترفة، أو بيئات الشركات، أو القانونية.

خبرة سابقة في العمل في بيئة DIFC؛ المعرفة ببوابات DIFC أو DLAD الإدارية تعتبر ميزة قوية.

معرفة اللغة العربية تعتبر ميزة.

الحضور الموثوق والمتسق أمر أساسي.

التعاون وروح الفريق؛ ملتزم بدعم الزملاء المحليين والدوليين.

التمكن من استخدام مجموعة Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

مدفوع ذاتيًا ومركّز على التفاصيل، مع مهارات تنظيم قوية وقدرة على إدارة أولويات متعددة.

مريح في العمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة.

يستخدم حكمًا سليمًا يتماشى مع سياسات الشركة واللوائح.

قابل للتكيف وقادر على التعاون عبر الأقسام في بيئة سريعة الوتيرة.

استجابة، إيجابية، ومرونة في الموقف.

مُحترف وفعال في التواصل مع الزملاء، والموردين، والعملاء.

مساعد إداري, دبي
Kobre & Kim

الأشخاص الذين يبحثون على وظائف الوظائف التي تم البحث عنها