مساعد اداري

Client of Talentmate

يلعب مساعد إداري دورًا حاسمًا في ضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة وكفاءة. هم مسؤولون عن مجموعة واسعة من المهام التي تتضمن تنسيق ودعم وظائف مختلفة داخل المنظمة. يعمل مساعدو الإداريين كنقطة اتصال أساسية للمستفيدين الداخليين والخارجيين، حيث يتعاملون مع التواصل، وتحديد المواعيد، وإدارة الأوراق. مع التركيز القوي على تعدد المهام والمهارات التنظيمية، يساعدون في الحفاظ على بيئة مكتبية إيجابية تعزز الإنتاجية. سواء كانوا يساعدون الإدارة العليا أو الفرق بالكامل، يساهم مساعدو الإداريين بشكل كبير في الأداء العام للمنظمة من خلال ضمان سير العمليات بسلاسة وكفاءة. إن مهاراتهم الممتازة في التواصل، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية تجعلهم أصولًا لا غنى عنها في أي بيئة مكتبية.

• إدارة وتنظيم تقويم واحد أو أكثر من التنفيذيين بكفاءة.
• تنسيق الاجتماعات والمؤتمرات وترتيبات السفر حسب الحاجة.
• إعداد وصياغة رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات الأخرى بدقة.
• الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والورقية لتسهيل استرجاع الوثائق.
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى القسم أو الفرد المناسب.
• استقبال ومساعدة الزوار، مع ضمان حصولهم على خدمة العملاء الممتازة.
• طلب والحفاظ على مخزون مستلزمات المكتب لضمان توفرها عند الحاجة.
• التعامل مع المعلومات السرية بحذر ونزاهة في جميع الأوقات.
• المساعدة في إعداد جداول الأعمال للاجتماعات وتدوين المحاضر بدقة.
• التنسيق مع مختلف الأقسام لضمان عمليات الشركة بكفاءة.
• تقديم الدعم الإداري في المشاريع الخاصة كما هو موكل من قبل الإدارة.
• مراجعة ومعالجة البريد والمستندات الواردة والصادرة بسرعة.

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها مطلوبة لهذا المنصب.
• خبرة مثبتة كمساعد إداري أو في دور مشابه.
• إجادة في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• المهارات التنظيمية الاستثنائية وتعدد المهام ضرورية للنجاح.
• مهارات التواصل الشفوية والكتابية القوية إلزامية.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.
• الإلمام بمعدات المكتب، مثل الطابعات وآلات الفاكس.
• الانتباه القوي للتفاصيل والقدرات على حل المشكلات مطلوبة.