مساعد اداري

Client of Talentmate

يلعب المساعد الإداري دورًا حاسمًا في ضمان سير العمل بسلاسة في المنظمة. تتضمن هذه الوظيفة مجموعة واسعة من المهام الإدارية والكتابية، وغالبًا ما ستكون أول نقطة اتصال للمساهمين الداخليين والخارجيين. يدعم المساعدون الإداريون الإدارة والموظفين من خلال أداء مهام متنوعة مثل جدولة الاجتماعات، وإدارة المراسلات، والحفاظ على نظم ملفات منظمة. لتحقيق النجاح في هذه الوظيفة، يجب أن تتمتع بمهارات تنظيمية ممتازة، وعي حاد بالتفاصيل، والقدرة على إدارة أولويات متعددة بكفاءة. كما أن التصرف الودود، ومهارات التواصل القوية، والقدرة على استخدام تكنولوجيا المكتب تعد صفات أساسية للمساعد الإداري.

• إدارة وتنسيق الجداول اليومية والمواعيد للإدارة والموظفين.
• أداء مهام إدخال البيانات والحفاظ على قواعد البيانات لضمان تتبع المعلومات بدقة.
• تنظيم وتسهيل الاجتماعات، بما في ذلك إعداد الجداول الزمنية وتدوين المحاضر.
• التعامل مع المراسلات الواردة، بما في ذلك البريد الإلكتروني والبريد التقليدي، بسرعة ومهنية.
• تقديم الدعم الإداري لأقسام مختلفة حسب الحاجة وتوجيه القيادة.
• طلب وإدارة مخزون اللوازم والمعدات المكتبية لضمان توفرها.
• إعداد التقارير والعروض التقديمية وجداول البيانات باستخدام أدوات البرمجيات المناسبة.
• المساعدة في إعداد الاتصالات الداخلية، والمذكرات، ومراسلات البريد الإلكتروني.
• إدارة نظم الملفات وتسجيل السجلات لضمان وصول جميع الوثائق وتنظيمها.
• دعم الأحداث والاجتماعات المكتبية، بما في ذلك الدعم اللوجستي وترتيبات الضيافة.
• تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الرحلات، والإقامة، والنقل.
• تقديم خدمة عملاء ممتازة للعملاء والزوار، ومعالجة الاستفسارات وتوجيههم بشكل مناسب.

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ المؤهلات الإضافية ميزة.
• خبرة مثبتة في العمل الإداري أو كمساعد في بيئة سريعة الخطى.
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint.
• مهارات تنظيمية قوية مع اهتمام ممتاز بالتفاصيل والدقة.
• مهارات تواصل بارزة، كتابية وشفوية، للتفاعل بفعالية مع جميع المستويات.
• القدرة على القيام بعدة مهام في وقت واحد وتحديد أولويات المهام في بيئة عمل قائمة على المواعيد النهائية.
• تصرف مهني وقدرات قوية في حل المشكلات في مختلف الحالات.