مساعد اداري

Client of Kalamntina

المسؤوليات

• توفير الدعم الإداري اليومي لضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة والتنسيق الفعال عبر الفرق.
• إدارة سجلات المكتب، وأنظمة الملفات، والوثائق الإدارية مع الحفاظ على الدقة والسرية.
• تنسيق الاجتماعات، والمواعيد، والتقاويم للفرق الداخلية والإدارة عند الحاجة.
• إعداد الرسائل، والمذكرات، والتقارير، والمراسلات الإدارية العامة.
• دعم أنشطة الشراء المكتبي والحفاظ على مستلزمات المكتب وسجلات المخزون.
• تنسيق ترتيبات السفر، وحجوزات الإقامة، واللوجستيات للموظفين والزوار عند الحاجة.
• متابعة الطلبات الإدارية وضمان الانتهاء في الوقت المحدد من المهام المعينة.
• التنسيق مع البائعين، ومقدمي الخدمات، والأطراف الخارجية فيما يتعلق بمتطلبات المكتب.
• دعم تنظيم الاجتماعات، وورش العمل، والفعاليات، بما في ذلك الترتيبات اللوجستية والإدارية.
• الحفاظ على تحديث قواعد البيانات الإدارية، والمتعقبين، وسجلات المكتب.
• دعم تنفيذ السياسات، والإجراءات، والإرشادات الداخلية الإدارية.
• مساعدة الأقسام المختلفة في المتطلبات الإدارية وضمان التواصل السلس بين الفرق.
• التعامل مع المراسلات الواردة، والمكالمات الهاتفية، واستفسارات المكتب بشكل احترافي.
• دعم تحسين العمليات الإدارية لتعزيز كفاءة المكتب وسير العمل.

المؤهلات

• درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى من 3-7 سنوات من الخبرة في دور إداري.
• خبرة سابقة في المنظمات غير الحكومية أو المنظمات الدولية مفضلة.
• إجادة قوية لللغة العربية والإنجليزية، كتابة وتحدثًا.
• إتقان مجموعة Microsoft Office.
• القدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة عمل ديناميكية.
• مهارات تنظيمية قوية مع اهتمام عالٍ بالتفاصيل.
• مهارات التواصل الاحترافي وتنسيق الأطراف المعنية.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بشكل احترافي.

تسجيل الدخول للتقديم